С 1 января 2021 года пособия выплачиваются напрямую за счет ФСС. Однако, это не означает, что работодатели освобождены от обязанностей, связанных с их назначением и выплатой. Они должны подготавливать и направлять в Фонд документы, которые необходимы для выплаты пособия работнику.
С 1 января 2021 года на механизм прямых выплат перейдут все регионы России. Пособия сотрудникам выплачивает не работодатель, а напрямую ФСС. Фонд выплачивает пособие на основании документов, подготовленных и переданных в территориальное отделение фонда бухгалтерией компании.
С 2022 года Фонд социального страхования Российской Федерации перешёл на проактивный (беззаявительный) порядок назначения и выплаты пособий и у страхователей (работодателей) появилась новая обязанность по сдаче сведений о застрахованном лице. Подробнее об этом новшестве в своей статье рассказывает наш эксперт.
Минтруд России разработал регламенты для ФСС по назначению и выплате работникам единовременных пособий напрямую из фонда, если работодатели не могут их выплатить. Эксперты 1С рассказывают, какие документы нужно представить в ФСС и в какие сроки фонд должен выплатить пособия.
Работники могут обратиться напрямую в отделение ФСС РФ за пособиями по нетрудоспособности, беременности и родам, уходу за ребенком в особых случаях, предусмотренных Федеральным законом от 29. 2006 № 255-ФЗ (ч. 4 ст. 13 Закона № 255-ФЗ).
Законодательно не предусмотрена возможность обращения физлиц в фонд за единовременными пособиями при постановке на учет в медицинских организациях в ранние сроки беременности (до 12-ти недель) и при рождении ребенка. Тем не менее, Минтруд России разработал Административные регламенты по получению и предоставлению этих услуг.
Они утверждены приказами ведомства:
- от 14.09.2017 № 677н (действует с 15.10.2017) — в отношении пособия по случаю рождения ребенка;
- от 14.09.2017 № 678н (действует с 17.10.2017) — в отношении пособия при постановке на учет в ранние сроки беременности.
Перечислим наиболее важные моменты, прописанные в этих документах.
Что означают статусы сообщений от ФСС при проверке больничного?
В 2021 году пособие по временной нетрудоспособности выплачивается работникам напрямую из ФСС РФ, а не через работодателя. Но для этого организация должна направить в ФСС комплект документов и ждать от него решения. Узнать о принятом решении помогут сообщения от ФСС. О том, что они означают, рассказали специалисты Фонда.
Что происходит после подачи реестра в ФССЧтобы выплатить пособие у ФСС есть 10 календарных дней после получения документов от организации. Если работодатель представит неполный комплект документов, необходимый для назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности, ФСС направит ему извещение. В таком случае у компании есть 5 рабочих дней, чтобы представить в Фонд недостающие документы. Однако, фирмам предоставили возможность узнать об этом раньше, не дожидаясь получения извещения. Для этого надо отслеживать сообщения, которые появляются в Личном кабинете. Какие сообщения придут от ФСС и что они означаютПроверить сведения о том, на каком этапе находится рассмотрение больничного, можно только в случае, если он электронный. Работодатель может увидеть следующие сообщения от ФСС:
- «Документ загружен» – документы от работодателя поступили в ФСС РФ;
- «Документ проверен» – документы проверены Фондом, ошибок не обнаружено;
- «Извещение сформировано» – в документах есть ошибки. ФСС сформировал извещение работодателю для их устранения;
В таком случае работодатель обязан срочно исправить ошибки и передать в ФСС реестр.
- «Дубликат документа» – загружены копии документов после исправления ошибок;
- «Подтверждение расчета» – ФСС рассчитывает пособие;
- «Документ рассчитан» – пособие рассчитано;
- «Документ отправлен на оплату» – ФСС начал процесс перевода денежных средств в банк;
- «Исполнение платежа», «Платеж выплачен» – ФСС перечислил деньги в банк. Работнику надо ожидать поступлений.
С 2022 года вступил в силу закон о прямых выплатах социальных пособий ФСС (Федеральный закон от 30. 2021 № 126-ФЗ). БУХ. 1С отвечает на частые вопросы, возникающие у работодателей и их сотрудников по поводу реализации данного закона в части оформления и выплаты пособий.
Каков сейчас порядок действий работодателя при оформлении пособия по уходу за ребенком до 1. 5 лет?
Правила назначения пособий, выплачиваемых напрямую из ФСС, в том числе и пособий по уходу за ребенком в возрасте до полутора лет, установлены постановлением Правительства РФ от 23. 2021 № 2010. Пособие назначается на основании заявления работника, подаваемого работодателю. Получив от работника такое заявление, работодатель обязан в течение 3 рабочих дней направить в ФСС сведения о дате начала и дате окончания отпуска.
В свою очередь ФСС вправе запросить у работодателя дополнительные сведения (о величине заработка, районном коэффициенте и т. Приняв через СЭДО подобный запрос, у работодателя есть 3 рабочих дня, чтобы направить в ФСС всю необходимую информацию, заверив ее усиленной квалифицированной электронной подписью (п. 36 Правил).
Сотрудник обязан приносить электронный листок нетрудоспособности работодателю для оплаты или нет?
Нет, не обязан. Причем работодатель не вправе требовать с сотрудника предоставления реквизитов электронного больничного.
Сведения об электронных больничных листках и их реквизитах работодателям сообщает сам ФСС через личный кабинет страхователя посредством СЭДО (п. 16–19 Правил). Сведения об открытии и изменении статуса больничного приходят автоматически и доступны во всех учетных кадровых программных приложениях, интегрированных с СЭДО. Например, в 1С сведения о больничных доступны в разделе «Сообщения ФСС об изменении ЭЛН».
Должна ли штатная работница подавать письменное заявление на оформление единовременного пособия при рождении ребенка?
Нет, не должна. В настоящее время единовременное пособие при рождении ребенка назначается и выплачивается в беззаявительном порядке. Для этого ФСС использует сведения о рождении ребенка, поступающие из органов ЗАГСа (п. 26 Правил). Если каких-либо сведений для назначения пособия будет недостаточно, ФСС самостоятельно запросит всю необходимую информацию у работодателя или других государственных органов и учреждений в рамках межведомственного взаимодействия. Законодательство не требует от сотрудниц подавать никаких заявлений для получения этого вида пособий.
Правда ли, что все пособия ФСС сейчас оформляются в беззаявительном порядке?
Нет, не правда. В беззаявительном порядке назначаются пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, а также единовременные пособия при рождении ребенка. При этом пособие по уходу за ребенком по-прежнему требует подачи работником соответствующего заявления (п. 34 Правил).
Сотрудник был сокращен в 2019 году, но в декабре 2021 года суд вынес решение на выплату пособия по листкам нетрудоспособности за 2019 год, которые были выданы сотруднику после сокращения. Можем ли мы получить возмещение по таким листкам нетрудоспособности, которые были оплачены в 2021 году?
Да, можете. Отмена зачетного механизма, при котором работодатели оплачивали работникам больничные, а потом обращались в ФСС за возмещением, распространяется только на больничные, право на которые возникло с 2021 года. Отмена данного механизма обратной силы не имеет и на больничные пособия, выплаченные за периоды до 2021 года, не распространяется (ч. 3 ст. 5 Федерального закона № 243-ФЗ от 03. 2016). Если вы выплатили в 2021 году пособия за 2019 год, то вы имеете возможность обратиться в ФСС за возмещением соответствующих расходов.
Должны ли работодатели отвечать на какие-либо запросы ФСС по единовременному пособию при рождении ребенка, если это пособие выплачивает сам ФСС на основании данных ЗАГСа?
Да, должны. ФСС вправе запросить у работодателя сведения о применяемом районном коэффициенте, необходимом для определения размера единовременного пособия при рождении ребенка. На такой запрос работодатель обязан ответить не позднее 2 рабочих дней со дня получения запроса (п. 32 Правил).
Нужно заявление работницы на оформление ей пособия по уходу за ребенком до полутора лет?
Да, нужно. Ежемесячное пособие по уходу за ребенком оформляется и выплачивается строго на основании заявления работника (ч. 10 ст. 13 Федерального закона от 29. 2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»). Данное заявление подается работодателю одновременно с заявлением о предоставлении отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет.
Какие документы работодатель обязан передать в ФСС для назначения пособия по уходу за ребенком?
Для назначения пособия по уходу за ребенком работодатель должен направить в ФСС сведения о дате начала и дате окончания отпуска по уходу, а также сведения о продолжительности рабочего времени сотрудника, если он работает на условиях неполного рабочего дня. При необходимости в ФСС направляются и сведения о замене календарных лет в расчетном периоде на основании заявления работника. Все эти сведения должны представляться в ФСС по факту получения работодателем заявления от работника не позднее 3 рабочих дней со дня получения такого заявления (п. 35 Правил).
Обязательно ли работнице, которая планирует получать ежемесячное пособие по уходу за ребенком, оформлять карту «Мир»?
Если работница желает получать пособие именно на банковскую карту, то обязательно. В настоящее время ежемесячное пособие по уходу за ребенком можно получать исключительно на карту национальной платежной системы «Мир» (постановление Правительства РФ от 11. 2019 № 419). Карты других платежных систем не позволяют работникам получать детские и декретные пособия за счет ФСС. Но если способ получения пособия не принципиален, то оформлять карту «Мир» не обязательно. Пособие можно получать на банковский счет, к которому не привязана банковская карта, или посредством наличных расчетов, в том числе через организации почтовой связи.
По словам сотрудницы, в ФСС ей сообщили о том, что за получением единовременного пособия при рождении ребенка лучше обратиться к работодателю. Должна ли наша организация выплатить работнице это пособие, и сможем ли мы получить от ФСС зачет в таком случае?
Нет, работодатель не обязан выплачивать единовременные пособия при рождении ребенка. Данное пособие выплачивается за счет средств ФСС самим же фондом. Уплата страховых взносов на обязательное социальное страхование сейчас осуществляется работодателями в полном объеме без уменьшения на сумму выплачиваемых пособий по соответствующему виду обязательного социального страхования (Федеральный закон № 243-ФЗ от 03. 2016). Это значит, что если работодатель выплатит сотруднице пособие за рождение ребенка, то он не сможет зачесть данное пособие в счет уплаты страховых взносов.
Должен ли работодатель информировать ФСС об увольнении работника, получающего ежемесячное пособие по уходу за ребенком?
Да, должен. Работодатель обязан информировать ФСС обо всех случаях прекращения права работника на получение ежемесячного пособия по уходу за ребенком, в том числе и о расторжении с ним трудового договора. Уведомить ФСС об увольнении работника необходимо в срок не позднее 3 рабочих дней со дня увольнения (п. 43 Правил). Уведомление подается по форме, утв. приказом ФСС от 08. 2022 № 119 (приложение № 6).
В 2022 году больничные пособия за первые три дня временной нетрудоспособности нужно перечислять на карты «Мир»?
Нет, не нужно. Перечень пособий и выплат, перечисляемых строго на банковские карты национальной платежной системы «Мир», установлен в соответствии с постановлением Правительства РФ от 01. 2018 № 1466. Пособие по временной нетрудоспособности в указанном постановлении не поименовано. Поэтому его разрешается переводить на любую банковскую карту любой платежной системы. Также больничные за первые три дня нетрудоспособности работодатели могут перечислять сотрудникам на банковский счет, к которому не привязана вообще никакая банковская карта, или по почте.
Знакомимся с формой
Форма «Сведения о застрахованном лице» утверждена Приложением 2 к Приказу Фонда социального страхования Российской Федерации от 04. 2021 № 26. Данный приказ вступил в силу ещё в мае 2021 года, но до 2022 года форма «Сведения о застрахованном лице» была тем документом, который заменил заявления работника о выплате пособия.
С 2022 года представлять сведения о застрахованных лицах стало обязанностью работодателей, а у работников появилась обязанность своевременно извещать работодателя об изменении сведений о себе (п. 13, п. 14 ст. 13 Федерального закона от 29. 2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством», далее ‒ Закон № 255-ФЗ).
Состав формы «Сведения о застрахованном лице»
В форме отражаются следующие сведения:
— фамилия, имя, отчество, дата рождения, СНИЛС, ИНН работника;
— сведения о документе, удостоверяющем личность;
— сведения о документах, подтверждающих постоянное или временное проживание (пребывание) на территории РФ (для иностранных граждан и лиц без гражданства);
— иные сведения (поля для отметок «Постоянное проживание», «Работа», «В зоне с правом на отселение» и др
— сведения о месте регистрации (индекс, регион, адрес);
— сведения о месте фактического проживания (в случае выплаты пособий (оплаты отпуска) почтовым переводом);
— просьба работника о выплате полагающегося пособия (оплате отпуска) выбранным способом: на банковский счёт, почтовым переводом или через иную организацию (сведения о банковском счёте (наименование банка, БИК, номер счёта получателя), реквизиты платежной карты «Мир», адрес доставки пособия получателю (при почтовом переводе)).
В конце формы отражаются контактные данные работодателя и работника (с указанием номера телефона, даты заполнения формы), а также ставятся отметка о согласии работника на передачу его данных в ФСС и подписи:
— заявителя ‒ застрахованного лица или его представителя;
— работника ФСС.
Обращаем внимание, что имеется проект Приказа ФСС России об изменении формы.
В новой форме появится возможность указать в сведениях о застрахованном лице дату прекращения трудовых отношений. Кроме того, предлагают оставить одно поле для сведений об иной организации, через которую получают пособие. Исключат адрес доставки пособия.
Уникальные аналитические материалы СПС КонсультантПлюс помогут вам при возникновении сложных ситуаций.
Способ подачи формы
Сведения о застрахованном лице оформляются на бумажном носителе либо формируются в виде электронного документа (п. 13 ст. 13 Закона № 255-ФЗ, Постановление Правительства РФ от 23. 2021 № 2010 «Об утверждении Правил получения Фондом социального страхования Российской Федерации сведений и документов, необходимых для назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, единовременного пособия при рождении ребёнка, ежемесячного пособия по уходу за ребёнком»).
Если сведения вы планируете подавать в электронном виде, то необходимо учитывать, что информационное взаимодействие страхователей и Фонда в электронном виде осуществляется с использованием системы социального электронного документооборота страховщика (далее – СЭДО). Если вы не подключены к СЭДО, взаимодействие с вами в проактивном режиме будет невозможно!
Для того чтобы подключится к СЭДО, вам нужно обратиться к своему спецоператору (например, СКБ «Контур-Экстерн», СБИС «Электронная отчётность», «Калуга-Астрал» и т. ) или посредством программ 1С, Парус и т.
Такие рекомендации размещены на сайте ФСС.
Когда и в какие сроки нужно подавать форму в ФСС
Законом установлена обязанность подавать в двух случаях. Сведения о застрахованном лице представляются страхователю при трудоустройстве или в период осуществления им трудовой деятельности, а также при их изменении (ч. 13, 14 ст. 13 Закона № 255-ФЗ, пп. 5, 6 Правил № 2010).
Сведения о застрахованном лице, полученные страхователем, должны быть переданы им в территориальный орган страховщика по месту своей регистрации в срок не позднее трёх рабочих дней со дня их получения (п. 15 ст. 13 Закона № 255-ФЗ в новой редакции).
Отметим, на сайтах ФСС даны рекомендации по сдаче отчёта по всем сотрудникам, работающим по состоянию на 01. 2022, в том числе и по уволенным после 01. 2022.
Готовые решения СПС КонсультантПлюс подскажут, как действовать в конкретной ситуации: пошаговые инструкции, образцы документов, ссылки на правовые акты.
Передача сведений о работниках с 01. 2022
С 2022 года Фонд социального страхования Российской Федерации перешёл на проактивный (беззаявительный) порядок назначения и выплаты пособий.
Для успешной работы в проактивном механизме выплат пособий страхователям необходимо направить в Фонд сведения о застрахованных по всем своим работникам, в том числе по совместителям и работникам, уволенным в 2022 году.
Отправка сведений уже реализована практически у всех спецоператоров.
В целях сохранения права работников на своевременное получение пособия целесообразно завершить передачу сведений до 1 марта 2022 года, в том числе по уволенным работникам (на случай, если у них наступит заболевание или травма в течение 30 дней после увольнения).
В случае если страховой случай наступил до получения Фондом сведений о застрахованном от работодателя, для оплаты пособия необходимо применить старый механизм взаимодействия с Фондом (направить реестр как в прошлом году).
В случае если вы получили от Фонда уведомление о закрытии листка нетрудоспособности вместе с предзаполненным запросом недостающих сведений, но в используемом программном продукте ещё не реализована возможность заполнения и отправки ответа на этот запрос, то также действуете по старой схеме – направляете реестр как в прошлом году.
Во всех случаях, когда вы по какой-либо причине не получили ни уведомления, ни предзаполненного запроса недостающих сведений, необходимо направить реестр по старой схеме во избежание невыплаты пособий вашим работникам.
Сведения о застрахованных работниках на 01. 2022
Дата публикации 04. 2022
Сроки направления сведений о работниках (застрахованных лицах), работающих в организации на 01. 2022, действующим законодательством не установлены.
Рекомендуем страхователям в целях сохранения права работников на получение пособия в зависимости от численности работающих распределить передачу сведений о застрахованных лицах на несколько этапов, с приоритетом в отношении женщин, находящихся или планирующих отпуск по беременности и родам и (или) отпуск по уходу за ребёнком.
Целесообразно завершить передачу сведений в начале 2022 года, в том числе по уволенным работникам (на случай, если у них наступит заболевание или травма в течение 30 дней после увольнения).
Штраф за непредставление сведений о застрахованном лице
2 Закона 255-ФЗ «Ответственность за совершение нарушений законодательства Российской Федерации об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством», которая устанавливает ответственность работодателя за непредставление или несвоевременное представление сведений в ФСС, установлены следующие виды штрафов:
— за непредставление или несвоевременное представление документов в фонд штраф составляет 200 руб. за каждый документ;
— за непредставление или несвоевременное представление информации, необходимой для назначения и выплаты пособия, штраф составляет 5 000 руб. за каждый выявленный случай;
— за представление недостоверных сведений и документов, необходимых для назначения и выплаты страхового обеспечения, или за их сокрытие, если это повлекло несение дополнительных расходов ФСС, штраф составляет 20 % от суммы расходов, но не менее 1 000 руб. и не более 5 000 руб.
В СПС КонсультантПлюс вы можете ознакомиться с материалами по заполнению данной формы и образцами:
Типовые ситуации в СПС КонсультантПлюс позволят бухгалтеру быстро решать вопросы, с которыми он сталкивается ежедневно.
Приведём несколько практических вопросов и ответов на них.
В первичной форме сведений по сотруднику указан способ получения пособия «на банковскую карту». Если он сообщил работодателю об изменении фактического места проживания, то в этом случае нужно подавать форму с новыми сведениями?
Если сотрудник выбрал способ получения пособия по б/л на банковскую карту, то раздел «Сведения о месте фактического проживания (в случае выплаты пособий (оплаты отпуска) почтовым переводом)» не заполняется, это следует из самого порядка заполнения формы.
Нужно ли подавать сведения по лицам, которые оказывают услуги по ГПД?
Нет. На лиц, получающих вознаграждения в рамках заключённых гражданско-правовых договоров, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством не распространяется, и данные лица по указанному виду страхования застрахованными не являются (подп. 2 п. 3 ст. 422 НК РФ, ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 29. 2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»).
Новые обязанности работодателей в 2021 году по оплате больничных
С 2021 года все без исключения регионы перешли на прямые выплаты социальных пособий из средств ФСС. Зачетный механизм при исчислении взносов на обязательное социальное страхование был упразднен (Федеральный закон № 243-ФЗ от 03. 2016).
По новым правилам работодатели выплачивают своим работникам больничные пособия только за первые 3 дня временной нетрудоспособности (ч. 2 ст. 3 Федерального закона от 29. 2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»). За все последующие дни больничного деньги работникам будут поступать непосредственно из регионального отделения ФСС (п. 11 Постановления Правительства РФ от 30. 2020 № 2375).
Выплачивать пособие за весь период больничного листка работодателям больше не потребуется. Соответственно, не потребуется и представлять заявления на возмещение/зачет выплаченных сотрудникам пособий. Все страховые взносы в ФСС работодатели будут уплачивать в полном объеме без возможности их уменьшения на величину выплаченных в пользу работников больничных пособий. При этом обязанность по оплате сотрудникам первых 3 дней временной нетрудоспособности сохраняется за работодателями в полном объеме. Возмещать работодателям эти деньги ФСС по-прежнему не будет.
Шпаргалка по статье от редакции БУХ. 1С для тех, у кого нет времени
С 2021 года все регионы перешли на прямые выплаты социальных пособий из средств ФСС. Зачетный механизм при исчислении взносов на обязательное соцстрахование был упразднен.
С 2021 года работодатели выплачивают своим работникам больничные пособия за первые 3 дня временной нетрудоспособности. Все последующие дни больничного оплачивает ФСС.
Работодатель должен получить от работника документы, необходимые для назначения и выплаты больничного пособия, рассчитать и выплатить пособие за первые 3 дня, сформировать и представить в ФСС комплект документов для выплаты пособия за весь последующий период временной нетрудоспособности.
Работодатель обязан назначить сотруднику пособие по временной нетрудоспособности в течение 10 календарных дней со дня обращения сотрудника за пособием.
Пособие за первые 3 дня болезни работодатель должен перечислить сотруднику в ближайший после назначения пособия день, установленный для выплаты зарплаты.
В течение 5 рабочих дней с момента обращения сотрудника за получением больничного пособия работодателю нужно сформировать и направить в ФСС полный комплект документов для назначения и выплаты этого пособия.
ФСС обязан выплатить свою часть пособия в течение 10 календарных дней с момента поступления в фонд документов от работодателя.
Несоблюдение сроков для передачи документов в ФСС грозит работодателю штрафом от 300 до 500 рублей.
Сам порядок расчета больничных пособий по большей части не изменился. В 2021 году пособия также рассчитываются, исходя из среднего дневного заработка сотрудника и количества дней временной нетрудоспособности, подтвержденного больничным. Единственное изменение здесь состоит в том, что теперь больничное пособие за полный месяц не может быть меньше МРОТ (Федеральный закон от 29. 2020 № 478-ФЗ). Если пособие в расчете за полный месяц окажется ниже данной величины, то его нужно будет выплатить в размере, исчисляемом исходя из МРОТ. В этих целях действующий МРОТ делится на количество календарных дней месяца и умножается на количество календарных дней, приходящихся на время болезни.
При этом работодатели должны рассчитать пособие только за первые 3 дня болезни работника. Расчет оставшейся части пособия произведет ФСС на основании сведений, поступивших от работодателя. Для этого работодателям нужно получить от работника заявление, больничный лист и направить их вместе со сведениями о заработке сотрудника в ФСС.
С учетом вышеуказанных изменений обязанности работодателей в части оплаты больничных листов теперь будут сводиться к выполнению следующих действий:
- получение от работников документов, необходимых для назначения и выплаты больничного пособия;
- выплата пособия за первые 3 дня болезни;
- формирование и представление в ФСС комплекта документов для выплаты пособия за весь последующий период временной нетрудоспособности.
Какие документы работодатель должен получить от работника для назначения больничного пособия
Поскольку в 2021 году оформление больничных пособий осуществляется через работодателей, именно на них возлагается обязанность по получению от работников сведений и документов, необходимых для назначений этих пособий.
В число таких документов входят (ч. 5 ст. 3 Федерального закона от 29. 2006 № 255-ФЗ):
- заявление о назначении и выплате больничного пособия;
- листок временной нетрудоспособности, оформленный и выданный медицинской организацией в электронной форме или на бумажном носителе;
- справка о сумме заработка, если в расчетном периоде гражданин работал и у других работодателей (такую справку работник получает по предыдущему месту работы по форме, утв. приказом Минтруда РФ от 30.04.2013 № 182н).
Заявление заполняется работником по форме, утв. приказом ФСС РФ от 24. 2017 № 578 (Приложение № 1). В заявлении в обязательном порядке указывается способ перечисления больничного пособия – на банковскую карту «Мир», на банковский счет или почтовым переводом.
К заявлению прикладывается оригинал больничного листка (номер электронного больничного), предоставленный работником. Причем к оплате принимаются больничные листки, с момента оформления которых прошло не более 6 месяцев (п. 17 Постановления Правительства РФ от 30. 2020 № 2375).
Работодатель заполняет только свою часть больничного листка. То есть указывает в нем сведения об организации и самом работнике, средний заработок сотрудника для начисления пособия, средний дневной заработок, а также сумму пособия за первые 3 дня больничного.
Поля больничного «За счет средств Фонда социального страхования Российской Федерации» и «ИТОГО начислено» работодателем не заполняются – их заполнят в ФСС. Электронный больничный листок заполняется работодателем в аналогичном порядке (п. 11 постановления Правительства РФ от 16. 2017 № 1567).
Получив от работника все нужные документы, работодатель осуществляет расчет и выплату пособия за первые 3 дня больничного, формирует пакет документов для оплаты больничного за оставшийся период и направляет его в ФСС.
Выплата пособия за первые 3 дня больничного
Работодатель обязан назначить сотруднику пособие по временной нетрудоспособности в течение 10 календарных дней со дня обращения сотрудника за его получением.
Само пособие за первые 3 дня болезни работодатели обязаны перечислять на зарплатные карты своих сотрудников в ближайший после назначения пособия день, установленный для выплаты зарплаты (ст. 15 Федерального закона от 29. 2006 № 255-ФЗ).
Законодательство не обязывает работодателей оформлять для перечисления пособия отдельный платежный документ. И больничное пособие, и зарплату (аванс) можно перечислить на банковскую карту сотрудника одной платежкой, указав в ней соответствующие типы назначения платежа.
При этом с выплаченного работнику пособия работодатель должен удержать и уплатить в бюджет НДФЛ. НДФЛ перечисляется в бюджет не позднее последнего дня месяца, в котором было выплачено больничное пособие (абз. 2 п. 6 ст. 226 НК РФ).
Оставшуюся часть пособия работнику рассчитывает и перечисляет уже региональное отделение ФСС. Для этого работодатель обязан своевременно направить в фонд полный комплект документов, необходимых для назначения и выплаты больничного пособия.
Передача в ФСС документов для выплаты больничного пособия
С момента обращения сотрудника за получением больничного пособия у работодателя есть 5 рабочих дней для того, чтобы сформировать и направить в ФСС полный комплект документов для назначения и выплаты этого пособия (п. 3 Постановления Правительства РФ от 30. 2020 № 2375).
В число таких документов входят заявление, больничный листок, сведения о среднем заработке сотрудника для расчета больничного и опись этих документов.
Форма представления в ФСС вышеуказанных документов и сведений зависит от количества сотрудников, работающих у работодателя. Работодатели со среднесписочной численностью сотрудников до 25 человек включительно могут направить эти документы заказным письмом. Если же численность сотрудников работодателя превышает 25 человек, то вместо пакета документов он направляет в ФСС электронный реестр сведений (п. 4 положения, утв. постановлением Правительства РФ от 21. 2011 № 294).
Оставшуюся часть пособия ФСС выплатит работнику в течение 10 календарных дней с момента поступления в фонд документов или реестра сведений от работодателя. Пособие перечислят на банковский счет или через организацию федеральной почтовой связи по выбору самого сотрудника.
Как отвечает работодатель за несвоевременную передачу больничных в ФСС
Если работодатель в течение 5 рабочих дней после получения от работника всех необходимых документов для назначения больничного пособия не передаст эти документы в ФСС, его могут привлечь к административной ответственности.
Законодательство предусматривает административную ответственность за непредставление и несвоевременное представление в ФСС документов и сведений, необходимых для назначения и выплаты больничного пособия.
Ответственность за это правонарушение работодатели несут по ч. 4 ст. 33 КоАП РФ (нарушение порядка и сроков представления документов в территориальные органы ФСС). В соответствии с данной статьей несоблюдение 5-дневного срока подачи в ФСС необходимых документов влечет наложение штрафа на руководителя и главного бухгалтера организации-работодателя в размере от 300 до 500 рублей.
В каких случаях работники могут обратиться в ФСС
В пунктах 1 Регламентов № 677н и № 678н определено, что женщина вправе получить единовременное пособие при постановке на учет в медицинской организации в ранние сроки беременности (до 12 недель) и (или) единовременное пособие при рождении ребенка в отделении фонда, если на дату обращения за пособием к работодателю возникла одна из следующих ситуаций:
- работодатель прекратил деятельность;
- у работодателя отсутствуют денежные средства на счетах, достаточные для выплаты пособия с учетом применения очередности списания денежных средств со счета, предусмотренной Гражданским кодексом РФ;
- суд обязал работодателя выплатить пособие, но невозможно установить местонахождение работодателя и местонахождение его имущества (для обращения взыскания);
- в отношении работодателя начаты процедуры по делу о банкротстве.
Какие документы нужно подать в фонд
В регламентах прописан перечень документов, которые работник обязательно должен представить в фонд для получения пособий, а также документов, которые физлицо вправе представить по собственной инициативе.
В пунктах 14 Регламентов № 677н и № 678н приведен перечень документов, обязательных для представления — см. таблицу 1.
Перечень документов, представляемых работниками для получения единовременных пособий в соответствии с Регламентами № 677н и № 678н
№ п/п
Вид единовременного пособия
Представляемые документы
1
Единовременное пособие при постановке на учет в медорганизацию в ранние сроки беременности
Заявление по форме из Приложения № 1 к Регламенту № 678н. Справка из женской консультации (другой медицинской организации), куда женщина встала на учет в ранние сроки беременности
2
Единовременное пособие при рождении ребенка
Заявление по форме из Приложения № 1 к Регламенту № 677н. Справка о рождении ребенка, выданная органами ЗАГС. В случае рождения ребенка за границей вместо указанной справки потребуются: 1)
если регистрация рождения произведена консульским учреждением РФ — копия свидетельства о рождении; 2)
если регистрация рождения осуществлена компетентным органом иностранного государства — подлинник и копия документа о рождении, переведенные на русский язык: —
со штампом «апостиль» — когда иностранное государство является участником Гаагской конвенции; —
с приложением требования консульской легализации — когда иностранное государство не является участником Гаагской конвенции; —
с гербовой печатью (без апостиля и легализации) — когда иностранное государство является участником Минской конвенции. Справка с места работы второго родителя о том, что пособие ему не назначалось (если второй родитель работает) либо аналогичная справка с места учебы или из органа соцзащиты по месту жительства (если второй родитель учится очно или безработный). Свидетельство о расторжении брака и документ, подтверждающий совместное проживание родителя с ребенком (если родители в разводе). Выписка из решения об установлении над ребенком опеки (копия вступившего в силу решения суда об усыновлении, копия договора о передаче ребенка на воспитание в приемную семью), если за пособием обращается соответственно опекун, усыновитель или приемный родитель
Документы, подтверждающие невозможность выплаты пособия работодателем (например, документы о прекращении деятельности организации, о проведении процедур банкротства), сотрудник вправе подать по собственной инициативе (п. 16-19 Регламента № 677н, п. 17-19 Регламента № 678н).
Если физлицо не сможет представить такие сведения, фонд запросит их самостоятельно от соответствующих ведомств в рамках межинформационного обмена.
Если сотрудник располагает необходимыми документами, целесообразнее их подать, поскольку это ускорит процесс назначения пособия.
Способы подачи документов
Документы сотрудник вправе подать как самостоятельно, так и через своего представителя.
Во втором случае потребуется документ, подтверждающий полномочия представителя осуществлять действия от имени заявителя (п. 14 Регламента № 677н, п. 15 Регламента № 678н). Таким документом может быть доверенность.
Способы подачи документов разнообразны. Допускается (п. 15 Регламента № 677н, п. 16 Регламента № 678н):
- представить документы лично;
- представить через многофункциональный центр (МФЦ);
В какие сроки стоит ожидать выплаты пособия
После получения полного комплекта перечисленных документов решение о назначении пособия специалисты ФСС РФ принимают в течение 10 календарных дней (п. 57 Регламента № 677н, п. 57 Регламента № 678н).
После этого отводится еще 5 дней для направления физлицу уведомления о выплате пособия либо об отказе в этой выплате (п. 58 Регламента № 677н, п. 58 Регламента № 678н). Заметим, что при отказе в назначении пособия физлицо может подать жалобу в вышестоящий орган ФСС РФ.
При положительном решении пособие должно быть выплачено не позднее 10 календарных дней с момента, когда в фонд поступили все необходимые документы (п. 60 Регламента № 677н, п. 60 Регламента № 678н).
Пособие выплатят тем способом, который работник изначально указал в своем заявлении на получение пособия.
В ФСС надо направлять сведения для назначения и выплаты пособия
Для выплаты пособия работнику организация, численность которой более 25 человек, должна направить в ФСС сведения в форме электронного реестра. Если численность работников меньше, опись можно подать на бумаге.
Сделать это надо в течение 5-ти дней после того, как работник принес вам больничный.
Форма реестров и порядок их заполнения утверждены приказом ФСС от 24. 2017 № 578.
Кроме того, для назначения пособия понадобится получить от работника заявление, которое также надо оформить по установленной приказом ФСС от 24. 2017 № 578 форме. Подача этого заявления в свободной форме не допускается. ФСС посчитает это ошибкой.
Типичные ошибки организаций при направлении сведений в ФСС
ФСС уже обращала внимание на то, что при заполнении документов работодатели допускают типичные ошибки.
Например, не сверяют счет работника, указанный в его заявлении с реквизитами, которые направляются в электронном реестре сведений. В итоге работник может получить деньги на другую карту. Но перевод некоторых пособий, например, по уходу за ребенком, возможен только на карту «Мир».
Направление реестра с ошибками или позже установленного 5-ти дневного срока также является ошибкой, за которую могут привлечь к административной ответственности по ч. 4 ст. 33 КоАП РФ.
Если вы не представите в ФСС документы для назначения пособий, сдадите их в неполном объеме либо с ошибками, то лицу, которое отвечает в вашей организации за эту работу, грозит штраф от 300 до 500 рублей.
Помимо этого, при направлении реестров сведений не нужно указывать среднедневной заработок, достаточно указание среднего заработка в расчетном периоде.
Как работодателю отследить прохождение электронного реестра в ФСС
Для выплаты сумм пособия у ФСС есть 10 календарных дней.
Если пособия задерживаются, а заявление установленного образца на выплату и документы работник уже представил в организацию, то, в первую очередь, ФСС рекомендует им узнавать у работодателей, отправили они реестры сведений в ФСС.
Может сложиться так, что организация направила неполный комплект документов.
В таком случае ФСС извещает об этом работодателя. Если реестр был направлен в электронной форме, извещение ему также направят по ТКС.
Получение извещения работодатель обязан подтвердить в течение 1-го рабочего дня.
В случае отсутствия такого подтверждения в течение 3 рабочих дней ФСС направит организации извещение заказным письмом.
Однако, работодатель может проверить, в каком состоянии находится рассмотрение его документов, не дожидаясь получения извещения.
Текущее состояние загруженных реестров, включая перечень ошибок, он может отследить на шлюзе приема документов в меню «Сведения о переданных документах».
Для этого вам необходимо ввести свой регистрационный номер в ФСС и даты периода, за который хотите просмотреть загруженные документы.
Кроме того, извещения и ошибки вы можете отследить в личном кабинете страхователя.
Все это позволит ускорить исправление ошибок и назначение пособия работнику.
Какие пособия будет перечислять ФСС
ФСС будет выплачивать следующие пособия:
- по временной нетрудоспособности (в том числе в связи с несчастным случаем на производстве и (или) профессиональным заболеванием);
- по беременности и родам;
- единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в ранние сроки беременности;
- единовременное пособие при рождении ребенка;
- ежемесячное пособие по уходу за ребенком.
По системе прямых выплат будет оплачиваться дополнительный отпуск работнику, пострадавшему на производстве.
Какие документы нужно представлять в ФСС на выплату пособий
На выплату пособий работникам организация должна подать в ФСС пакет документов. Конкретный перечень зависит от типа пособий.
Всегда пакет документов для ФСС входят:
- заявление,
- справка-расчет,
- копии документов, подтверждающих назначение пособия.
Например, больничный лист, справка о рождении ребенка, приказы, табели учета рабочего времени.
Форма заявления на пособие по прямым выплатам
Заявление на выплату пособия от ФСС нельзя составить в произвольной форме. Формы заявлений для назначения пособий утверждены приказом Фонда социального страхования Российской Федерации от 24. 2017 № 578.
Для каждого вида пособия предусмотрена своя форма заявления. Все бланки посмотреть на сайте ФСС.
Сроки подготовки и передачи документов, выплаты пособия
Бухгалтерия организации в соответствии с Постановлением № 294 должна получить от работника заявление и подтверждающие документы и не позднее 5 календарных дней со дня получения направить их в территориальный орган Фонда сведения для назначения и выплаты соответствующего пособия. То есть, документы направляют в фонд в виде электронного реестра.
Если бухгалтерия передаст в Фонд не все документы или сведения будут неполными, территориальный орган Фонда в течение 5 рабочих дней направит извещение о необходимости предоставить недостающие сведения.
Недостающие документы или сведения должны быть переданы в фонд в течение 5 рабочих дней со дня получения извещения.
Выплата пособий работникам осуществляется территориальным отделением ФСС в течение 10 календарных дней со дня получения заявления и документов, необходимых для назначения и выплаты пособия.
Выплата пособий работникам производится
- путем перечисления пособия на банковский счет, указанный в заявлении либо в реестре сведений,
- через организацию федеральной почтовой связи,
- через иную организацию по заявлению работника (его уполномоченного представителя).
Нюансы выплаты ежемесячного пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет
Первоначальная выплата ежемесячного пособия по уходу за ребенком производится в те же сроки, что в выплаты по больничным: в течение 10 дней с момента поступления в фонд заявления и документов, подтверждающих право на пособие.
Далее, территориальный органом Фонда будет переводить ежемесячные выплаты пособия по уходу за ребенком должны с 1 по 15 число месяца, следующего за месяцем, за который выплачивается такое пособие.
Переходящие пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет
Если у компании по состоянию на 1 января 2021 года есть работницы, находящиеся в отпуске по уходу за ребёнком и получающие пособия, последний раз им нужно выплатить пособие за декабрь 2020 года. Фактически эта выплата производится в день выплаты заработной платы работникам за декабрь.
Затем, нужно получить у работницы заявление и документы о рождении ребенка. Все документы нужно передать в ФСС. С выплат за январь пособие работнице, находящейся в отпуске по уходу за ребенком, будет платить фонд.
Задача бухгалтера, вовремя получить заявление и свидетельство о рождении ребенка, чтобы не оставить сотрудника без денег.
Как организация подает сведения
Компании, у которых среднесписочная численность работников за предшествующий расчетный период превышает 25 человек, представляют в ФСС по месту регистрации сведения, необходимые для назначения и выплаты пособия в электронной форме по форматам, установленным Фондом.
Компании, у которых среднесписочная численность работников составляет 25 человек и менее, вправе предоставлять в ФСС сведения на бумаге.
Алгоритм выплаты пособий напрямую от ФСС
Работник должен закрыть больничный в своей поликлинике и предоставить его в бухгалтерию или в отдел кадров.
Сотрудник бухгалтерии принимает больничный и выдает работнику бланк для оформления заявление на выплату пособия. В заявлении работник обязан указать свой банковский счет или почтовый адрес.
В течение 5 календарных дней бухгалтерия или отдел кадров фирмы должны подготовить все документы, составить реестр и отправить в отделение ФСС по месту регистрации.
Если у компании более 25 человек: документы нужно отсканировать и отправить электронном виде. Если у компании 25 человек и менее: документы отправить в бумажном виде.
Фонд в течение 10 дней перечисляет деньги на банковский счет работника или отправляет ему почтовый перевод на сумму пособия.
Работник закрывает больничный в своей поликлинике
Работник передает больничный в бухгалтерию
Работник пишет заявление по форме, полученной у бухгалтера
У бухгалтера есть 5 дней, чтобы все документы проверить, отсканировать, подготовить реестр и отправить все в ФСС
Фонд в течение 10 дней перечисляет пособие работнику
Работник получает пособие на карту или почтовым переводом
Конец зачетному механизму
До 2021 действовала зачетная система, при которой организация платила страховые взносы за минусом сумм, которые были выплачены работникам по больничным листам. Зачетный механизм предусмотрен пунктами 2, 8, 9, 16 статьи 431 Налогового кодекса.
С 2021 года организации обязаны перечислять взносы на случай временной нетрудоспособности в полном объеме.