Минтруд России разработал регламенты для ФСС по назначению и выплате работникам единовременных пособий напрямую из фонда, если работодатели не могут их выплатить. Эксперты 1С рассказывают, какие документы нужно представить в ФСС и в какие сроки фонд должен выплатить пособия.
Работники могут обратиться напрямую в отделение ФСС РФ за пособиями по нетрудоспособности, беременности и родам, уходу за ребенком в особых случаях, предусмотренных Федеральным законом от 29.12.2006 № 255-ФЗ (ч. 4 ст. 13 Закона № 255-ФЗ).
Законодательно не предусмотрена возможность обращения физлиц в фонд за единовременными пособиями при постановке на учет в медицинских организациях в ранние сроки беременности (до 12-ти недель) и при рождении ребенка. Тем не менее, Минтруд России разработал Административные регламенты по получению и предоставлению этих услуг.
Они утверждены приказами ведомства:
- от 14.09.2017 № 677н (действует с 15.10.2017) — в отношении пособия по случаю рождения ребенка;
- от 14.09.2017 № 678н (действует с 17.10.2017) — в отношении пособия при постановке на учет в ранние сроки беременности.
Перечислим наиболее важные моменты, прописанные в этих документах.
В каких случаях работники могут обратиться в ФСС
В пунктах 1 Регламентов № 677н и № 678н определено, что женщина вправе получить единовременное пособие при постановке на учет в медицинской организации в ранние сроки беременности (до 12 недель) и (или) единовременное пособие при рождении ребенка в отделении фонда, если на дату обращения за пособием к работодателю возникла одна из следующих ситуаций:
- работодатель прекратил деятельность;
- у работодателя отсутствуют денежные средства на счетах, достаточные для выплаты пособия с учетом применения очередности списания денежных средств со счета, предусмотренной Гражданским кодексом РФ;
- суд обязал работодателя выплатить пособие, но невозможно установить местонахождение работодателя и местонахождение его имущества (для обращения взыскания);
- в отношении работодателя начаты процедуры по делу о банкротстве.
Какие документы нужно подать в фонд
В регламентах прописан перечень документов, которые работник обязательно должен представить в фонд для получения пособий, а также документов, которые физлицо вправе представить по собственной инициативе.
В пунктах 14 Регламентов № 677н и № 678н приведен перечень документов, обязательных для представления — см. таблицу 1.
Перечень документов, представляемых работниками для получения единовременных пособий в соответствии с Регламентами № 677н и № 678н
Документы, подтверждающие невозможность выплаты пособия работодателем (например, документы о прекращении деятельности организации, о проведении процедур банкротства), сотрудник вправе подать по собственной инициативе (п. 16-19 Регламента № 677н, п. 17-19 Регламента № 678н).
Если физлицо не сможет представить такие сведения, фонд запросит их самостоятельно от соответствующих ведомств в рамках межинформационного обмена.
Если сотрудник располагает необходимыми документами, целесообразнее их подать, поскольку это ускорит процесс назначения пособия.
Способы подачи документов
Документы сотрудник вправе подать как самостоятельно, так и через своего представителя.
Во втором случае потребуется документ, подтверждающий полномочия представителя осуществлять действия от имени заявителя (п. 14 Регламента № 677н, п. 15 Регламента № 678н). Таким документом может быть доверенность.
Способы подачи документов разнообразны. Допускается (п. 15 Регламента № 677н, п. 16 Регламента № 678н):
- представить документы лично;
- представить через многофункциональный центр (МФЦ);
В какие сроки стоит ожидать выплаты пособия
После получения полного комплекта перечисленных документов решение о назначении пособия специалисты ФСС РФ принимают в течение 10 календарных дней (п. 57 Регламента № 677н, п. 57 Регламента № 678н).
После этого отводится еще 5 дней для направления физлицу уведомления о выплате пособия либо об отказе в этой выплате (п. 58 Регламента № 677н, п. 58 Регламента № 678н). Заметим, что при отказе в назначении пособия физлицо может подать жалобу в вышестоящий орган ФСС РФ.
При положительном решении пособие должно быть выплачено не позднее 10 календарных дней с момента, когда в фонд поступили все необходимые документы (п. 60 Регламента № 677н, п. 60 Регламента № 678н).
Пособие выплатят тем способом, который работник изначально указал в своем заявлении на получение пособия.
С 2021 года все субъекты РФ перешли на прямые выплаты социальных пособий из ФСС. В этой статье мы отвечаем на вопросы о том, что в связи с таким переходом изменилось для работодателей и их работников.
Должен ли работодатель в 2021 году оплачивать больничный за 3 дня нетрудоспособности, или теперь за все дни болезни платит ФСС?
На 2021 год и последующие периоды за работодателями сохраняется обязанность по оплате своим работникам первых 3 дней временной нетрудоспособности (ч. 2 ст. 3 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»). ФСС оплачивает больничные листки только начиная с 4-го дня временной нетрудоспособности сотрудника. В этой части переход на прямые выплаты пособий из ФСС для работодателей ничего не изменил.
Необходимо ли работодателю уведомлять ФСС о больничном сотрудника, если период заболевания не превышал 3 календарных дней?
Нет, в подобных случаях уведомлять ФСС о страховом случае не требуется. По закону уведомлять необходимо только о тех страховых случаях, возмещение по которым выплачивает непосредственно ФСС, а обязанность по выплате сотрудникам больничных пособий за первые 3 дня больничного листка лежит на самих работодателях (ч. 2 ст. 3 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). Поэтому если временная нетрудоспособность ограничивается тремя днями, то сообщать в ФСС по сути не о чем, и законодательство не требует этого делать.
Нужно ли отправлять в ФСС заполненный работодателем электронный больничный или достаточно отправить электронный реестр и заявление на оплату этого больничного?
В целях оформления и выплаты пособия направление в ФСС заполненного работодателем больничного листка (электронного или на бумажном носителе) является обязательным. Назначение и выплата пособий по временной нетрудоспособности, а также по беременности и родам осуществляются исключительно на основании листка нетрудоспособности, выданного медицинской организацией (ч. 5 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). Без больничного ФСС откажет в оформлении и выплате пособия.
Работодатели должны заполнять больничные листки в полном объеме с указанием итоговой суммы пособия за все время временной нетрудоспособности?
Нет, работодатели заполняют только свою часть листка временной нетрудоспособности. В частности, работодатель должен указать средний заработок работника, его средний дневной заработок и сумму пособия за первые 3 дня временной нетрудоспособности. Все прочие расчеты произведет уже сам ФСС. Графы «За счет средств Фонда социального страхования Российской Федерации» и «ИТОГО начислено» работодателем не заполняются.
Пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет было выплачено в январе-феврале 2020 года, но документы на возмещение в ФСС не подавались. Можно ли подать документы на возмещение данных расходов в 2021 году?
Да, в текущем году работодатели вправе заявить в ФСС о возмещении ранее понесенных затрат на выплату пособий, в том числе пособий по уходу за ребенком. Предусмотренная с 2021 года отмена зачетного механизма выплаты пособий обратной силы не имеет (ч. 3 ст. 5 Федерального закона № 243-ФЗ от 03.07.2016). Поэтому, если величина выплаченных до 31 декабря 2020 года пособий превысила величину начисленных взносов, работодатель вправе обратиться в ФСС за возмещением.
Как возместить выплаченные в 2020 году пособия, и в течение какого срока ФСС вернет работодателю деньги?
Для возмещения выплаченных в 2020 году пособий работодатель должен направить в ФСС заявление, расчет осуществленных расходов, а также комплект документов, подтверждающих обоснованность выплаты пособия (больничный лист, сведения о заработке, документы, подтверждающие страховой стаж, и т.д.). Общий срок возмещения – 10 календарных дней с даты представления работодателем всех необходимых документов (ч. 3 ст. 4.6 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).
Однако если ФСС решит проверить обоснованность представленного работодателем заявления, срок возврата денег будет продлен на время проведения соответствующей проверки. Если фонд назначит камеральную проверку, срок возмещения может быть продлен на 3 месяца, а если выездную – на 2 месяца (ст. 26.15 и ст. 26.16 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).
Должен ли работодатель отражать в бухучете выплаты из ФСС и как это делать?
Нет, пособия, напрямую выплачиваемые из ФСС, не подлежат бухгалтерскому учету у организаций-работодателей. Дело в том, что объектом бухучета признаются факты хозяйственной деятельности, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение организации (п. 8 ст. 3 и ст. 5.Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Выплаты же за счет средств ФСС никакого влияния на работодателей не оказывают.
Таким образом, работодатели учитывают и отражают в бухгалтерском учете только те пособия, которые они же и выплачивают. Например, это касается оплаты дополнительных выходных дней лицам, осуществляющим уход за детьми-инвалидами и по временной нетрудоспособности за первые три дня больничного. Те пособия, которые выплачивает ФСС, не образуют у работодателей объекта бухгалтерского учета.
Попадают ли прямые выплаты из ФСС в форму 6-НДФЛ, которую сдают работодатели?
Работодатели отражают в расчете по форме 6-НДФЛ только суммы налога, исчисленные с доходов, по которым они выступают налоговыми агентами (ст. 226 НК РФ). Иными словами, с доходов, выплачиваемых в пользу работников самими же работодателями. В отношении пособий, выплачиваемых работникам из ФСС, работодатели не признаются налоговыми агентами по НДФЛ. Поэтому суммы НДФЛ, исчисленные с выплат, осуществляемых непосредственно ФСС, не отражаются и в формах 6-НДФЛ, которые оформляют работодатели.
Может ли работник получить в ФСС справку о выплаченных фондом пособиях и удержанных с них суммах НДФЛ?
Можно ли будет перечислять больничные пособия за первые 3 дня болезни на карты платежных систем Visa и Mastercard после июня 2021 года? Или с этого момента нужно будет платить только на карты «Мир»?
Да, можно. Требование о перечислении пособий с 1 июля 2021 года на карты «Мир» распространяется на пособия, выплачиваемые в связи с наличием детей (п. 4 постановления Правительства РФ от 01.12.2018 № 1466). Больничных пособий это не касается. Их по-прежнему можно будет переводить на банковский счет, обслуживаемый картой любой платежной системы, на счет, к которому вообще не привязана банковская карта, а также через Почту России (п. 11 постановления Правительства РФ от 30.12.2020 № 2375).
Может ли ИП получать больничные пособия из ФСС?
По общему правилу ИП не платят за себя страховые взносы в ФСС, поэтому не могут рассчитывать и на получение пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Однако получение таких пособий все же возможно в случаях, когда ИП добровольно вступает в отношения по обязательному социальному страхованию (ст. 4.5 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).
Для этого предприниматель должен встать на учет в ФСС. Чтобы встать на учет в качестве застрахованного лица, ИП должен подать соответствующее заявление в территориальный орган ФСС по месту своего жительства. Также потребуется заплатить за себя фиксированный страховой взнос. Взнос нужно успеть заплатить до начала года, в котором ИП хочет получить право на получение пособий. Взнос за 2020 год составлял 4221 рубль, а за 2021 год – 4451 рубль.
Как ИП, участвующий в программе добровольного страхования, может получить пособия по случаю болезни?
Для получения пособия ИП, участвующий в программе добровольного страхования, должен представить в ФСС по месту своего учета заявление на выплату пособия и больничный лист, подтверждающий факт временной нетрудоспособности (ч. 5 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).
Также потребуется представить документы, подтверждающие страховой стаж (трудовая книжка, а для ИП – документы об оплате страховых взносов в ФСС до 31 декабря 2020 года включительно). Справки о сумме заработка ИП в целях получения пособий не представляют, поскольку пособия предпринимателям рассчитывают, исходя из величины МРОТ.
За последние дни 2022 года ИП еще могут успеть «заскочить в последний вагон уходящего поезда» – вступить в добровольные правоотношения с ФСС, чтобы в 2023 году иметь право на больничные, в том числе декретные.
Иллюстрация: Вера Ревина /«Клерк»
В 2023 году введут новые правила добровольного страхования, которые не предполагают выплату декретных.
Но те, кто на момент внедрения новых правил уже будет зарегистрирован в ФСС (СФР) добровольцем, смогут получать пособия по старым правилам.
Добровольное страхование-2022
Чтобы иметь право на получение пособий по больничному листу, ИП надо вступить в добровольные правоотношения с ФСС и уплатить взносы. Причем сделать это надо заранее.
Если пройдете процедуру регистрации и уплатите взносы в 2022 году, право на больничные получите в 2023 году.
Самый быстрый способ регистрации добровольцем – через Госуслуги.
В своем личном кабинете ИП выбираете Орган власти – ФСС.
Затем – регистрация добровольного социального страхования.
Затем – Регистрация лиц, добровольно вступивших в правоотношения по обязательному соцстрахованию.
Через 3 рабочих дня вас зарегистрируют, выдадут уведомление и реквизиты для уплаты взносов.
До 31.12.2022 надо успеть уплатить страховые взносы.
Сумма взносов – это стоимость страхового года. Ее определяют так: МРОТ на начало года умножают на тариф (2,9 %) и умножают на 12.
За 2022 год взнос составляет 13 890×2,9% х 12 = 4 833,72 руб.
Обратите внимание! Если в вашем регионе действует районный коэффициент, то взносы увеличиваются на этот коэффициент.
Уплатив взносы в 2022 году, ИП получает право на выплату больничных (в том числе, декретных, в 2023 года).
Пособие будут считать из МРОТ, который действует на начало страхового случая. В 2023 году МРОТ будет 16 242 руб.
При этом для больничных имеет значение страховой стаж.
Проценты оплаты пособия по стажу такие же. как у наемных работников:
- при стаже до 5 лет – 60 %;
- при стаже от 5 до 8 лет – 80 %;
- при стаже свыше 8 лет – 100 %.
С первого дня болезни больничный оплачивает ФСС (СФР).
Средний дневной заработок в каждом месяце считают отдельно – это МРОТ, деленный на количество календарных дней месяца.
ИП уходит на больничный с 17.01.2023 по 30.01.2023. Его страховой стаж 10 лет.
ИП уходит на больничный по беременности и родам с 17.01.2023 по 05.06.2023.
Вы также можете прочитать разбор о новых правила расчета страхового стажа для больничных.
Добровольное страхование-2023
Если вы не успели вступить в добровольные правоотношения в 2022 году, это можно сделать в 2023 году по старым правилам.
Но только до того, как введут новые правила.
Их планируют внедрить с 1 июля 2023 года. Сейчас пока они только в проекте. Проект размещен на федеральном портале.
По старым правилам в 2023 году вы также проходите регистрацию, уплачиваете взнос. Право на больничные (в том числе, декретные) у вас будет с 2024 года.
Внимание! По новым правилам права на оплату декретных у ИП не будет вообще. Поэтому если ИП планирует уйти в декрет в 2024 году, надо в начале 2023 года вступить в добровольные правоотношения с ФСС по старым правилам.
Размер взноса в 2023 году – 16 242×2,9% х 12 = 5 652,22 руб.
Оплата больничных в 2024 году будет по МРОТ 2024 года. Пока этот показатель неизвестен.
Повторимся, что пока новые правила не утвердили. Есть только проект.
Будет единая система добровольного страхования как для ИП, так и для самозанятых.
Размер взноса зависит от выбранной страховой суммы (2 МРОТ или 3 МРОТ). Тариф – 3,84%.
Платить взносы надо ежемесячно до конца месяца. Если не уплатили – страхование прекращается.
Оплачивать больничные будут после 6 месяцев уплаты взносов.
Смотрите в таблице основные условия новой системы добровольного страхования для ИП и самозанятых.
Размер пособия зависит от застрахованной суммы.
Формула такая: Страховая сумма (32 484 или 48 726) /календарные дни месяца (28, 30 или 31) х дни болезни.
Смотрите в таблице, сколько можно получить, застраховавшись по новым правилам.
По новым правилам страховыми будут такие случаи:
- болезнь;
- травма;
- протезирование;
- карантин;
- процедура ЭКО;
- аборт;
- уход за заболевшими членами семьи, в том числе – ребенком.
Если ИП к 01.07.2023 уже состоит в добровольных правоотношениях, он может (при желании) перейти на страхование по новым правилам.
Это можно сделать с 1 июля по 31 октября 2023 года. Тогда уже уплаченные взносы по тарифу 2,9% от МРОТ зачтут в счет взносов 3,84% от 2 и 3 МРОТ.
Предназначением ФСС является обеспечение обязательного страхования граждан РФ. Организации в обязательном порядке перечисляют взносы в ФСС и занимаются расчетом и выплатой пособий для своих сотрудников.
Правоотношения в сфере обязательного социального страхования регулируются Федеральным законом от 29.12.2006г. №255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством», Федеральным законом от 24.07.2009г. №212-ФЗ «О страховых взносах в ПФР, ФСС, ФФОМС и ТФОМС» и другими нормативными актами.
Суммы расходов на цели обязательного социального страхования уменьшают причитающиеся к уплате в ФСС суммы взносов организаций.
Обратите внимание:В соответствии с п.2,1 ст.15 Федерального закона №212-ФЗ, плательщик страховых взносов вправе в пределах расчетного периода зачесть сумму превышения расходов на выплату обязательного страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию над суммой начисленных страховых взносов по указанному виду обязательного социального страхования в счет предстоящих платежей по обязательному социальному страхованию.
Расчетным периодом, согласно ст.10 закона №212-ФЗ, признается календарный год.
Это означает, что если у организации расходы на выплату пособий по ФСС не были «зачтены» за счет взносов к уплате в пределах календарного года, то такой «перерасход» нельзя зачесть в счет предстоящих взносов в следующем году. В таком случае бухгалтеру следует подать в ФСС заявление на перечисление организации средств от ФСС по итогам календарного года и при этом своевременно уплачивать взносы в новом расчетном периоде.
Обратите внимание:в отчетный период документы на возмещение ФСС не принимаются.
Существует множество нюансов, связанных с порядком оформления пособий, выплачиваемых за счет ФСС. Мы постараемся в нашей статье раскрыть самые важные из них, чтобы помочь бухгалтеру избежать неприятностей при прохождении проверок в ФСС.
1. Пособие по временной нетрудоспособности.
Самая распространенная выплата – это пособие по временной нетрудоспособности. Т.е. больничный лист.
Выплата данного пособия регламентирована ст.183 ТК РФ, в соответствии с которой – при временной нетрудоспособности работодатель выплачивает работнику пособие.
Расчет и оплата больничного листа осуществляется в соответствии с законом 255-ФЗ.
При заболевании или травме сотрудника (в том числе в связи с операцией по искусственному прерыванию беременности или осуществлением экстракорпорального оплодотворения)– выплата пособия за счет средств ФСС производится с четвертого дня, в остальных случаях– с первого дня нетрудоспособности при страховом стаже:
- до 5 лет — 60% среднего заработка,
- от 5 до 8 лет — 80% среднего заработка,
- 8 и более лет — 100 % среднего заработка.
- Застрахованному лицу, имеющему страховой стаж менее 6 месяцев — в размере, не превышающемза полный календарный месяц размераМРОТ (с 01.06.2011г. — 4 611 руб.).
Обратите внимание: Предельная сумма оплаты больничного листа — 1 136,99 руб. в день (при 100% среднего заработка).
В соответствии с п.3 закона 255-ФЗ, больничный лист по уходу за ребенком при амбулаторном лечении, оплачивается в зависимости от страхового стажа за первые 10 календарных дней. Последующие дни такого больничного оплачиваются в размере 50% от среднего заработка. Больничный лист по уходу за ребенком при стационарном лечении оплачивается в зависимости от страхового стажа.
Обратите внимание:Больничный лист при заболеваниях или травмах оплачивается застрахованным лицам в размере 60 процентов среднего заработка в случае заболевания или травмы, наступивших в течение 30 календарных дней после прекращения работы.
Больничный лист оплачивается исходя из МРОТ в следующих случаях:
- Нарушение режима (со дня нарушения).
- Неявка на осмотр или экспертизу без уважительных причин (со дня неявки).
- Заболевание или травма наступили вследствие алкогольного, наркотического, токсического опьянения.
Все вышеизложенные обстоятельства должны быть отмечены в больничном листе.
Обратите внимание: отметок об алкогольном опьянении, нарушении режима и неявки самих по себе недостаточно для снижения размера пособия. Необходимо письменное объяснение сотрудника/проведение расследования/получение медицинского заключения. В противном случае сотрудник может обратиться в суд.
В соответствии со ст.124 ТК РФ, если во время ежегодного отпуска работник оказался на больничном, то отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника.
Обратите внимание:отпуск продляется только в случае нетрудоспособности самого работника. Больничные листы по уходу за ребенком и другими членами семьи оплачиваются только с момента, когда сотрудник должен был приступить к работе.
Больничный лист является ценной бумагой. В последнее время участились случаи подделки листков нетрудоспособности. Бухгалтеру и сотрудникам кадровой службы нужно внимательно изучать представляемые им больничные листы. Подделку можно выявить, сравнив несколько больничных и обратив внимание на следующие моменты:
- Водяные знаки – должны быть видны на свету, а не нарисованы.
- Бумага – должна быть схожа по структуре с той, на которой печатают деньги.
- Номер – должен быть выдавлен, а не напечатан.
Фальшивый больничный лист ФСС не оплатит и сообщит в прокуратуру. Тяжесть нарушения зависит от его сроков – чем больше времени назад заявлен больничный лист, тем больше нарушитель пользовался бюджетными деньгами и тем тяжелее его проступок. Если предприятие будет иметь претензии к работнику, то на него заведут уголовное дело по ст. 327 УК РФ.
В соответствии с п.3 ст.327 Уголовного Кодекса, использование заведомо подложного документа наказывается штрафом в размере до восьмидесяти тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до шести месяцев, либо обязательными работами на срок от ста восьмидесяти до двухсот сорока часов, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок до шести месяцев.
Документы, которые необходимо будет представить ФСС при проверке:
- Больничный лист, оформленный в установленном порядке.
- Расчет пособия по больничному листу.
Для организаций, находящихся на УСНО необходимы так же:
- Трудовая книжка (трудовой договор для совместителей)
- Подтверждение оплаты больничного листа.
2. Пособие по беременности и родам.
Выплата пособия по беременности и родам гарантирована работающим женщинам ст.255 Трудового Кодекса.
В соответствии с п.1 ст.10 закона 255-ФЗ, пособие по беременности и родам выплачивается суммарно за весь период отпуска по беременности и родам продолжительностью 70 (в случае многоплодной беременности — 84) календарных дней до родов и 70 (в случае осложненных родов — 86, при рождении двух или более детей — 110) календарных дней после родов.
Обратите внимание: пособие по беременности и родам исчисляется суммарно и предоставляется женщине полностью независимо от числа дней, фактически использованных ею до родов.
Больничный по беременности и родам оплачивается в размере 100% среднего заработка, но не более 1 136,99 рублей за один день. В случае, если страховой стаж составляет менее шести месяцев, пособие выплачивается в размере, не превышающем МРОТ за полный календарный месяц.
Выплата пособия по беременности и родам осуществляется за счет средств ФСС с первого дня нетрудоспособности.
Среднедневной заработок для расчета пособия, начиная с 01.01.2011г., определяется исходя из среднего заработка, рассчитанного за два календарных года, предшествующих году наступления отпуска по беременности и родам.
Среднедневной заработок до 01.01.2011г., определялся исходя из заработка за последние 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу наступления страхового случая.
Обратите внимание: в соответствии с п.2 ст.3 закона 343-ФЗ от 08.12.2010г., способ расчета пособия по беременности и родам в период с 01.01.2011 по 31.12.2012 (включительно) может выбрать сама сотрудница. Для расчета пособия «по старому» необходимо написать заявление в произвольной форме.
Сумма начисленного пособия за счет ФСС не может превышать его максимальный размер.
Если сотрудница на момент наступления отпуска по беременности и родам работает у нескольких страхователей, то пособие назначается и выплачивается по всем местам работы по нескольким больничным листам (но не более максимального размера).
Когда сотрудница в двух предшествующих календарных годах работала у других страхователей, то расчет пособия происходит с учетом доходов, полученных у других работодателей, на основании справки о сумме заработка.
В соответствии с пп.3 п.2 ст.4.1 закона 255-ФЗ, организация обязана выдавать застрахованному лицу справку о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы или году обращения за справкой о сумме заработка, и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы.
Справка выдается в день прекращения работы или по письменному заявлению застрахованного лица после прекращения работы у данного страхователя не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления.
Форма справки о сумме заработка утверждена Приказом Минздравсоцразвития от 17.01.2011г. №4н.
Обратите внимание:в случаях, когда сотрудник не имеет возможности представить справку о сумме заработка, то по его заявлению организация направляет запрос в органы Пенсионного фонда РФ о предоставлении сведений о заработной плате на основании сведений персонифицированного учета.
- Больничный лист, оформленный в установленном порядке.
- Справку о сумме заработка с предыдущего места работы у другого страхователя (в случае, если сотрудница работала в другом месте).
- Расчет пособия по больничному листу.
- Заявление в произвольной форме, в случае расчета пособия «по старому».
Для организаций, находящихся на УСНО необходимы так же – трудовая книжка (трудовой договор для совместителей), приказ о предоставлении декретного отпуска.
3. Пособие при усыновлении ребенка.
В соответствии со ст. 257 ТК РФ, работникам, усыновившим ребенка, предоставляется отпуск по уходу за ребенком. Отпуск предоставляется со дня усыновления и до истечения 70 календарных дней со дня рождения усыновленного ребенка. При усыновлении двух и более детей – 110 календарных дней со дня их рождения.
Порядком предоставления отпусков работникам, усыновившим ребенка, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 11.10.2001г. №719, предусмотрено, что женщинам, по их желанию, вместо отпуска по уходу за ребенком может быть предоставлен отпуск по беременности и родам. Основанием для его предоставления будет больничный лист, выданный в установленном порядке и заявление.
Обратите внимание:Пособие по уходу за усыновленным ребенком выплачивается в порядке и размере, установленным для выплаты пособия по беременности и родам (п. 6 Порядка).
- Заявление о предоставлении отпуска по уходу за усыновленным ребенком.
- Решение или копия решения суда об установлении усыновления ребенка.
- Копия свидетельства о рождении ребенка (детей).
- В случае, если оформляется отпуск по беременности и родам – больничный лист, оформленный в установленном порядке.
- Расчет пособия.
- Справка с места работы второго родителя о том, что пособие при усыновлении ребенка ему не назначалось и не выплачивалось (для неработающих родителей – копия трудовой книжки и справка из органов социальной защиты).
Для организаций, находящихся на УСНО необходимы так же — трудовая книжка (трудовой договор для совместителей), приказ о предоставлении отпуска.
4. Пособие женщинам, вставшим на учет в медицинском учреждении в ранние сроки беременности.
Одновременно с пособием по беременности и родам, работающим женщинам, вставшим на учет в медицинском учреждении до 12 недель беременности, назначается единовременно пособие в размере 438,87 руб. (с 01.01.2011г.). Выплата данного пособия производится полностью за счет средств ФСС.
- Справка медицинского учреждения о постановке на учет в женской консультации в ранние сроки беременности (до 12 недель).
- Для организаций, находящихся на УСНО необходимо так же – подтверждение оплаты пособия.
5. Единовременное пособие при рождении ребенка.
В соответствии со ст.11 Федерального закона №81-ФЗ от 19.05.1995г. «О государственных пособиях гражданам, имеющим детей», один из родителей ребенка имеет право на единовременное пособие при рождении ребенка.
Единовременное пособие при рождении ребенка в полном размере выплачивается за счет средств ФСС. Размер пособия с 01.01.2011г. составляет 11 703,13 руб.
- Справка из ЗАГСа о рождении ребенка по форме №24 или №25 для одинокого родителя (приложение №38 к Административному регламенту, утверждена Постановлением Правительства от 31.10.1998г. №1274).
- Справка с места работы второго родителя о том, что единовременно пособие при рождении ребенка ему не назначалось и не выплачивалось (для неработающих родителей – копия трудовой книжки и справка из органов социальной защиты о неполучении пособия).
- Для организаций, находящихся на УСНО необходимы так же – трудовая книжка (трудовой договор для совместителей).
- Подтверждение выплаты пособия.
6. Ежемесячное пособие по уходу за ребенком до полутора лет.
В соответствии со ст.256 ТК РФ, женщине по ее заявлению предоставляется отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет. На период отпуска по уходу за ребенком за работником сохраняется место работы.
На основании ст.13 закона №81-ФЗ, право на ежемесячное пособие по уходу за ребенком имеют: матери либо отцы или другие родственники, опекуны, фактически осуществляющие уход за ребенком.
В случае осуществления ухода за ребенком несколькими лицами, право на получение пособия по уходу за ребенком предоставляется только одному из них.
Право на пособие сохраняется, если лицо, находящееся в отпуске по уходу за ребенком, работает на условиях неполного рабочего времени или на дому.
Обратите внимание:если в период нахождения матери в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет у нее наступает отпуск по беременности и родам, она имеет право выбора одного из двух видов пособий, выплачиваемых в периоды соответствующих отпусков (п.3 ст.10 закона 255-ФЗ).
Пособие по уходу за ребенком выплачивается до достижения им возраста полуторалет.
Пособие составляет 40% среднего заработка, на который начисляются страховые взносы. При этом, размер пособия ограничен и составляет в 2011 году:
- По уходу за одним ребенком — не менее 2 194,34 руб. и не более 13 825,75 руб.
- По уходу за двумя и более детьми – не менее 4 388,67 руб. и не более 13 825,75 руб.
Как и в случае расчета пособия по беременности и родам, сотрудница с 01.01.2011 по 31.12.2012 (включительно), имеет право выбрать, каким способом (исходя из 12 месяцев или 2х предшествующих лет) будет рассчитываться средний заработок, для определения пособия по уходу за ребенком (п.2 ст.3 закона 343-ФЗ от 08.12.2010г.).
- Заявление о назначении пособия.
- Приказ о предоставлении отпуска по уходу за ребенком.
- Копия свидетельства о рождении ребенка, за которым осуществляется уход, а также копия свидетельства о рождении предыдущего ребенка (если есть).
- Заявление в произвольной форме, в случае расчета пособия «по старому».
- Расчет пособия.
- Справка с места работы второго родителя о том, что он не использует отпуск и не получает ежемесячного пособия по уходу за ребенком.
- Копия листка нетрудоспособности по беременности и родам.
7. Социальное пособие на погребение.
В соответствии с п.1 ст.10 Федерального закона №8-ФЗ «О погребении и похоронном деле», если погребение осуществлялось за счет родственников или иных лиц, взявших на себя обязанность осуществить погребение, им выплачивается социальное пособие на погребение.
Размер пособия составляет на 01.01.2011г. 4 260 руб.
Выплата пособия на погребение, согласно п.2 ст.10 закона №8-ФЗ, осуществляется организацией, которая являлась страхователем умершего на день его смерти, либо является страхователем одного из родителей (иных представителей или членов семьи) умершего несовершеннолетнего в день его смерти.
Пособие выплачивается, если представитель умершего обратился за ним не позднее шести месяцев со дня смерти.
- Справка из органов ЗАГСа о смерти по форме №33 (приложение №47 к Административному регламенту, утверждена Постановлением Правительства от 31.10.1998г. №1274).
- Заявление о назначении пособия (от родственника умершего).
- Для организаций, находящихся на УСНО необходимо так же – подтверждение оплаты пособия.
8. Оплата 4-х дополнительных выходных дней для ухода за детьми-инвалидами.
В соответствии со ст.262 ТК РФ, одному из родителей по его письменному заявлению предоставляются четыре дополнительных оплачиваемых выходных дня в месяц для ухода за детьми-инвалидами. Эти дни могут быть использованы либо одним из родителей (опекунов, попечителей) либо разделены ими между собой по их усмотрению.
Дополнительные выходные оплачиваются в размере среднего заработка ФСС за счет средств федерального бюджета.
В соответствии с п.10 Разъяснений «О порядке предоставления и оплаты дополнительных выходных дней в месяц одному из работающих родителей (опекуну, попечителю) для ухода за детьми – инвалидами», утвержденных постановлением Министерства труда и социального развития РФ и ФСС от 04.04.2000г. №26/34:
- Оплата дополнительного выходного дня работающему родителю для ухода за детьми — инвалидами и инвалидами с детства до достижения ими возраста 18 лет производится в размере дневного заработка. Под дневным заработком подразумевается средний дневной заработок, определяемый в порядке, устанавливаемом Минтрудом для исчисления среднего заработка.
- При суммированном учете рабочего времени средний дневной заработок, оплачиваемый за счет средств ФСС, определяется путем умножения среднего часового заработка на количество рабочих часов, подлежащих оплате. В таком же порядке осуществляется оплата каждого дополнительного выходного дня в условиях неполного рабочего времени.
- Заявление о назначении пособия.
- Приказ предприятия о предоставлении дополнительных выходных дней.
- Копия свидетельства о рождении ребенка.
- Расчет данного пособия.
- Справка с места работы второго родителя о том, что он не использует дополнительные выходные дни по уходу за ребенком.
- Справка об инвалидности ребенка.
- Для организаций, находящихся на УСНО необходимо так же – подтверждение оплаты пособия.
С 1 января 2021 года на выплаты пособий напрямую из ФСС перешли Москва, Санкт-Петербург, Московская, Свердловская и Челябинская области, ХМАО, Краснодарский и Пермский края. Что делать работодателям, как отправлять документы в соцстрах, изменится ли расчёт больничных — подготовили для вас ответы на эти и другие популярные вопросы.
Что такое прямые выплаты
Это схема выплат, при которой застрахованные лица (работники) получают почти все пособия напрямую из ФСС. Работодатели выступают в роли посредников — передают в соцстрах документы для назначения и расчёта пособий.
ФСС выплачивает напрямую работникам:
- больничный при заболевании или травме, начиная с 4-го дня нетрудоспособности;
- больничный в связи с несчастным случаем на производстве и (или) профзаболеванием;
- пособие по беременности и родам;
- единовременное пособие женщинам при постановке на учёт в ранние сроки беременности;
- единовременное пособие при рождении ребёнка;
- ежемесячное пособие по уходу за ребёнком;
- отпуск работнику, пострадавшему на производстве (сверх ежегодного оплачиваемого).
С 2021 года прямые выплаты действуют по всей России, зачётную систему отменили для всех. Если вы, например, полностью оплатите работнику больничный лист, то не сможете возместить такие расходы в соцстрахе. Нельзя будет и уменьшить на них начисленные страховые взносы.
Какие пособия выплачивает работодатель
Организации и ИП по-прежнему начисляют и выплачивают за свой счёт:
- первые 3 дня больничного при заболевании или травме работника;
- пособие на погребение;
- 4 дополнительных выходных дня для ухода за детьми-инвалидами.
Как и раньше, работодатели могут компенсировать свои расходы по выплаченным пособиям на погребение и дополнительным выходным дням. Для этого нужно обратиться в ФСС с заявлением и подтверждающими документами. В течение 10 рабочих дней соцстрах примет решение о возмещении расходов страхователю. Затем ещё в течение двух рабочих дней перечислит деньги на расчётный счет работодателя. Оплату больничного за первые три дня ФСС не возмещает.
Подарок для наших читателей — практическое пособие по подготовке отчётности в ПФР, ФСС и ИФНС в 2022 году от экспертов интернет-бухгалтерии «Моё дело». 62 страницы подробнейших инструкций с примерами заполнения форм.
Как работнику получить деньги за больничный
Работник передаёт листок нетрудоспособности своему работодателю. Если оформлен электронный больничный — сообщает его номер. В зависимости от ситуации, от работника потребуются справки с других мест работы, реквизиты для перечисления денег и т. д.
Передать листок нетрудоспособности нужно не позднее шести месяцев с даты его закрытия. Если пропустить сроки, уже не получится отправить больничный в ФСС через работодателя. Работнику придётся самостоятельно обратиться в соцстрах с заявлением. Пособие выплатят, если сроки упущены по уважительным причинам.
За первые три дня болезни пособие должен рассчитать работодатель. На это есть 10 календарных дней. Срок оплаты этой части больничного — ближайший после расчёта пособия день, установленный для выплаты зарплаты (в том числе аванса).
За остальные дни больничного деньги поступят из соцстраха после того, как:
- работодатель отправит в ФСС документы для расчёта пособия — не позднее 5 календарных дней с даты их получения от работника;
- соцстрах в течение 10 дней проверит документы и примет решение о назначении пособия.
Деньги перечислят работнику на реквизиты, которые он передал работодателю. Это может быть счёт в банке (не обязательно зарплатный), карта «Мир» или адрес для почтового перевода.
С 1 июля 2021 г. пособия, связанные с материнством, можно получать только на карты платёжной системы «Мир».
Меняется ли при прямых выплатах расчёт пособий
Порядок расчёта больничных из-за перехода на прямые выплаты не изменился.
Но с 01.01.2021 действует новый МРОТ — 12 792 руб., то есть увеличились минимальные размеры пособий.
Как и в 2020 году, больничный за полный месяц нетрудоспособности не должен быть ниже федерального МРОТ, независимо от страхового стажа и фактического заработка работника.
При расчёте пособия за первые 3 дня болезни:
- рассчитайте пособие с учётом страхового стажа работника в обычном порядке;
- рассчитайте пособие исходя из нового МРОТ с учётом районного коэффициента;
- сравните результаты вычислений, выберите наибольшее значение и умножьте на 3 дня нетрудоспособности.
Размер МРОТ берут на дату открытия листка нетрудоспособности.
Быстро и без ошибок рассчитать зарплату и пособия сотрудников поможет бесплатный сервис «Моё дело».
Как передавать в ФСС информацию для назначения и выплаты пособий
Если среднесписочная численность работников за прошлый год больше 25 человек, в ФСС нужно подавать электронный реестр — специальную форму со сведениями для назначения и выплаты пособий. Понадобится электронная подпись и бухгалтерская программа или сервис с возможностью обмена информацией с соцстрахом.
интернет-бухгалтерии «Моё дело» уже настроен обмен с ФСС. Вы можете формировать и отправлять реестры больничных листов прямо из сервиса.
Для разных страховых случаев есть три формы реестра, они приведены в приказе ФСС № 579 от 24.11.2017:
- для пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, при постановке на учёт в ранние сроки беременности — в приложении № 1;
- для пособия при рождении ребёнка — в приложении № 3;
- для пособий по уходу за ребёнком — в приложении № 5.
Отправить реестр нужно в течение пяти календарных дней, считая с момента получения больничного от работника.
Если среднесписочная численность за прошлый год — 25 человек и менее, работодатель может выбрать, как передавать в ФСС сведения для выплат по больничным.
- Электронным реестром.
- В бумажном виде. К комплекту документов для назначения пособия прикладывают опись по форме из приложения № 2 к приказу ФСС № 578 от 24.11.2017.
Как действовать при прямых выплатах ФСС
Порядок действий для выплаты пособия из ФСС с 1 января 2021 г.
- Работодатель получает от работника документы для назначения и расчёта пособия: листок нетрудоспособности — бумажный бланк или номер электронного больничного, справку о рождении ребёнка, справки с других мест работы и др.
- Не позднее пятого календарного дня передаёт в ФСС пакет документов с описью или отправляет сведения электронным реестром.
- ФСС проверяет, нет ли ошибок. Если что-то не так с документами, в течение пяти рабочих дней направляет работодателю извещение — почтой или по электронным каналам связи. Внести исправления нужно тоже в пятидневный срок.
- Когда ФСС получит всю нужную информацию, в течение 10 календарных дней примет решение о назначении и выплате пособия.
- При положительном решении деньги перечислят на счёт работника в течение 10 календарных дней с момента получения соцстрахом всех документов.
- При отказе в выплате работнику в течение двух рабочих дней придёт решение ФСС.
С 01.01.2021 работник предоставляет сведения для расчёта пособий при приёме на работу. При наступлении страхового случая ему нужно только принести недостающие документы (п. 2 Положения, утв. Постановлением Правительства № 2375 от 30.12.2020).
Где должны храниться оригиналы больничных — у работодателя или в ФСС
После решения ФСС о назначении и выплате пособия или об отказе все документы возвращаются работодателю.
Оригиналы листов нетрудоспособности нужно хранить вместе с расчётами пособий минимум 5 лет (ст. 618 Перечня, утв. Приказом Росархива № 236 от 20.12.2019).
Как получать выплаты по уходу за ребёнком с 01. 2021
Чтобы работники продолжили получать пособие, нужно направить в ФСС:
- пакет документов для начисления и выплаты (или электронный реестр);
- сведения о расчёте пособия на момент наступления отпуска по уходу за ребёнком до 1,5 лет.
Ежемесячно отправлять эти сведения не нужно. Сумма пособия, назначенного до 01.01.2021 не меняется. ФСС перечисляет деньги с 1-го по 15-е число месяца, следующего за месяцем, за который начислено пособие по уходу за ребёнком.
Что делать, если больничный лист открыт в 2020, а закрыт — в 2021 году
По больничным, открытым и не оплаченным до 01.01.2021, назначать и выплачивать пособие будет соцстрах (п. 18 Положения, утв. постановлением Правительства № 2375 от 30.12.2020).
Кто удерживает и перечисляет НДФЛ с больничного
Работодатель как налоговый агент удерживает и перечисляет в бюджет НДФЛ только с той суммы, которую он обязан выплатить работнику, то есть за первые три дня больничного. ФСС — с остальной части пособия, причём он не учитывает стандартные налоговые вычеты.
НДФЛ удерживают не со всех выплат. Например, не облагаются налогом пособия по беременности и родам (п. 1 ст. 217 НК РФ).
Как получить в ФСС справку 2-НДФЛ
Справки о доходах соцстрах выдаёт по запросу. Для этого работнику нужно подать заявление одним из способов:
- в региональное отделение по месту регистрации работодателя — лично с паспортом, через представителя с нотариальной доверенностью или почтой;
- через личный кабинет получателя услуг на сайте ФСС.
Справку 2-НДФЛ подготовят в течение трёх рабочих дней и отправят почтой или в личный кабинет.
Как проверить, оплачен ли больничный лист
7 июля 2021
Система прямых выплат – схема, когда сотрудники получают пособия напрямую из ФСС России. Работодатели по сути выступают лишь посредниками: передают в фонд документы для начисления пособий. Ранее система в тестовом режиме работала в нескольких регионах, а с 2021 года к ней подключились все субъекты РФ. По этой схеме работники напрямую получают на счет оплату больничного при болезни или несчастном случае, пособие по беременности и родам, при рождении ребенка, по уходу за ним и т.д. Выплат через работодателей осталось три: первые 3 дня больничного, пособие на погребение, 4 дополнительных выходных для ухода за детьми-инвалидами (Постановление Правительства РФ от 30 декабря 2020 г. № 2375, Положение об особенностях назначения и выплаты в 2021 году застрахованным лицам страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и иных выплат)
Кроме того, отменена зачетная система компенсаций. Если компания решит полностью оплатить сотруднику больничный, возместить расходы уже не получится, как это было ранее. Соответственно, нельзя уменьшить на них страховые взносы, даже за первые три дня больничного.
Как работник получает деньги
Организационно схема выглядит так. Сотрудник передает больничный лист в компанию или сообщает номер электронного листа. Могут понадобиться и несколько других документов: реквизиты счета для перевода, медицинские справки (о рождении ребенка и др.) Передать больничный в ФСС России надо не позднее 6 месяцев с даты его закрытия. Если опоздали, придется делать это самому. При этом надо объяснить причину пропуска: если она будет неуважительной, пособие могут не выплатить. Первые три дня больничного работодатель оплачивает самостоятельно: добавит сумму при начислении зарплаты. За остальные дни болезни деньги на счет сотрудника поступят из Фонда. Это может быть зарплатный или другой личный счет человека, карта «Мир» или даже – отправка почтовым переводом. Все зависит от того, какие реквизиты предоставит сам сотрудник. А вот пособия по материнству с 1 июля можно получить только на карту «Мир» (п. 5.5, ст. 30.5 Федерального закона от 27 июня 2011 г. № 161-ФЗ «О национальной платежной системе», письмо Банка России от 18 декабря 2020 г. № ИН-04-45/175).
Между тем, вопрос с документами пока урегулирован не до конца. 30 декабря 2020 года Правительство РФ своим Постановлением № 2375 обновило правила предоставления документов для выплаты пособия. Суть новшеств – любой список составляется на основе федеральных законов. Скажем, перечень документов для выплаты больничного предусмотрен ст. 13 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством». И письменное заявление больше не входит в обязательный перечень.
Однако практика показывает другое. Несколько наших клиентов в процессе работы получили официальные письма от территориальных отделений фонда. ФСС России напоминает, что при наступлении страхового случая работник обязан обратиться в компанию с заявлением о выплате пособия и другими соответствующими документами. Поэтому, чтобы исключить «бюрократические претензии» – отказ в приеме, повторное обращение и др. – я рекомендую компаниям все же получать такое заявление от сотрудников.
Еще один нюанс – по сумме начисления. Сам больничный лист заполняют так же, как и ранее – на основании Приказа Минздрава России от 1 сентября 2020 г. № 925н. Но так как работодатель теперь платит только первые 3 дня, в листке не надо указывать выплату, которое начислит ФСС России, и общую сумму пособия. Иначе могут возникнуть споры из-за страховых взносов, налогов и т.д.
Что делать с больничными листами?
Дело в том, что порядок хранения больничных листов нормативно так и не установлен. Исходя из этого, мы считаем, что работодатель может установить его самостоятельно в локальном акте, но с учетом требований Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных», так как медицинская информация о человеке относится к категории особых личных данных.
Для лучшей организации хранения я предлагаю придерживаться 3 правил:
- предусмотреть специальное место для хранения, например, сейф и обеспечить защиту информации, чтобы у посторонних не было доступа;
- назначить ответственного за хранение листов;
- регистрировать поступившие больничные от работников.
Хранить больничные необходимо 6 лет. Именно такой срок установлен для документов, которые нужны для исчисления страховых взносов, в том числе листков нетрудоспособности. Причем отсчет срока лучше вести не с даты закрытия документа, а с 1 января следующего года. Именно такой вывод мы делаем исходя из ст. 21.1 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Между прочим, п. 681 Перечня типовых управленческих архивных документов (утв. Приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. № 236) указывает, что срок хранения больничных составляет 5 лет. Но мы все же я рекомендую хранить их на один год больше, иначе перед вами опять возникнет риск – уплаты дополнительных взносов.