617.Комплексные программы мер социальной защиты населения:
а) по месту утверждения;Постоянно
б) в других организацияхДо минования надобности
618.Листки нетрудоспособности5 лет
619.Книги, журналы, регистрации листков нетрудоспособности5 лет
620.Документы (описи документов, листок исправлений, приложение к сопроводительной ведомости) по персонифицированному учету работников5 лет
621.Личные дела:(1) После снятия получателя с учета(2) При отсутствии периода, засчитываемого в трудовой стаж — 3 года(3) После прекращения страховых выплат
а) получателей персональных доплат из средств федерального бюджета, бюджета субъектов Российской Федерации, бюджета муниципальных образований;5 лет (1)
б) несовершеннолетних подопечных;75 лет
в) получателей государственных услуг, признанных безработными;50 лет (2)
г) получателей государственных услуг, не признанных безработными;1 год (1)
д) получателей государственных услуг — работодателей3 года
е) получателей пособий из средств федерального бюджета, бюджета субъектов Российской Федерации, внебюджетных фондов;5 лет (3)
ж) получателей государственных услуг в части обеспечения техническими средствами реабилитации, протезно-ортопедическими изделиями, санаторно-курортным лечением;5 лет (1)
з) получателей страховых выплат, пострадавших от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний50/75 лет
622.Списки лиц, имеющих право на дополнительные выплаты (адресную социальную помощь)До замены новыми
623.Документы (протоколы, информации, справки, переписка) комиссии (уполномоченного) по социальному страхованию5 лет
624.Сведения, представляемые в Пенсионный фонд Российской Федерации для индивидуального (персонифицированного) учета:(1) В электронной форме — 75 лет
б) у страхователей;5 лет
б) в Пенсионном фонде Российской Федерации6 лет (1)
625.Письменное согласие гражданина на представление его заявления об установлении пенсии и иных социальных выплат работодателем1 год (1)(1) После установления пенсии и иных социальных выплат
626.Сведения о выполнении установленных квот на рабочие места и движении денежных средств (при невыполнении условий квотирования рабочих мест)5 лет
627.Договор о финансовом обеспечении обязательного медицинского страхования5 лет (1)(1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
628.Договор на оказание и оплату медицинской помощи по обязательному страхованию5 лет (1)(1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
629.Заявления застрахованных лиц:
а) о выборе (замене) страховой медицинской организации;5 лет
б) о выдаче дубликата полиса или переоформления полиса5 лет
630.Журналы регистрации выдачи полисов обязательного медицинского страхования5 лет
631.Экспертное заключение, акт экспертизы качества медицинской помощи5 лет
632.Переписка со страховыми организациями по обязательному медицинскому страхованию5 лет
633.Договоры о медицинском и санаторно-курортном обслуживании работников5 лет (1)(1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
634.Документы (списки, справки, заявления, переписка) о медицинском и санаторно-курортном обслуживании работников3 года
635.Документы (отчеты, акты, списки, планы-графики, переписка) периодических медицинских осмотров3 года (1)(1) Заключительные акты медицинских осмотров работников, выполняющих работы с вредными, опасными условиями труда — 50/75 лет
636.Расходные ордера на санаторно-курортные путевки5 лет
637.Списки детей работников организацииДо замены новыми
638.Переписка по вопросам государственного социального страхования5 лет
Всем известна поговорка о том, что кадры решают все. Кадровый ресурс является важнейшей частью любой организации, поэтому такое большое значение имеет доступность и полнота информационной базы о каждом сотруднике. Кадровая служба формирует эту информацию в виде специального сборника документов – личного дела.
Поскольку специального законодательного регламента, обуславливающего порядок формирования и хранения личных дел, не существует, возможны путаница и разночтения в этом вопросе. Постараемся внести ясность в эту область ведения кадровой документации.
Что представляет собой личное дело
Термином «личное дело» в делопроизводстве принято называть собранные под одной обложкой документы, сопровождающие человека в его трудовой и/или учебной деятельности и наиболее полно ее отражающие. Эти документы накапливаются в течение всего периода занятости сотрудника (или обучения).
Личное дело является частью документации по личному составу организации.
Являются ли личные дела источником персональных данных сотрудников?
Обязательно ли вести личные дела
Большинство предпринимателей считают личные дела обязательным компонентом кадровой документации. Однако закон говорит о том, что это верно только в отношении государственных служащих.
Личные дела для работников госорганизаций
Информация о государственных и муниципальных служащих должна в обязательном порядке систематизироваться в установленной форме (Указ Президента РФ от 30 мая 2005 года № 609). Личные дела таких сотрудников призваны отражать весь их послужной список, чтобы можно было ясно увидеть, как именно изменялись их персональные данные.
Если работник переходит из одной структуры в другую, его личное дело должно последовать за ним.
На новом месте работы легче будет сложить впечатление о новом лице, а также получить дополнительную информацию об источниках дохода, связях, круге профессионального общения, а также другую информацию, облегчающую контроль.
Федеральный закон N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» от 27.07.2004 г. в части 3 статьи 42 раскрывает порядок всех действий с личными делами этой категории сотрудников.
Как составить акт приема-передачи личного дела муниципального служащего?
Личные дела у предпринимателей
Ни в Трудовом кодексе, ни в других нормативных актах Российской Федерации не содержится обязательного требования вести кадровую документацию исключительно с помощью личных дел, заводимых на каждого сотрудника. Поэтому такое оформление данных о персонале вовсе не является обязательным или даже рекомендованным.
ВАЖНО! Законами РФ для юридических лиц или индивидуальных предпринимателей ведение личных дел на своих сотрудников не запрещается.
Если руководство организации или ИП приняли решение ввести у себя обязательность заполнения личных дел, это надо закрепить в учетной политике, прописав процедуру во внутренних нормативных актах. Как правило, делопроизводители не «изобретают велосипед», а пользуются регламентом, разработанным для государственных служащих.
Плюсы системы личных дел для предпринимателя
Несмотря на то что никакие требования не определяют и не ограничивают состав личного дела и порядок его ведения, практика этой отрасли делопроизводства показывает несомненное удобство для руководителя этой формы хранения личной информации. Именно по этой причине повсеместная распространенность личных дел в кадровой службе сформировала миф об их обязательности.
Положительный эффект от внедрения личного учета кадров очевиден:
- своевременный учет всей документации о сотруднике;
- отслеживание карьерной динамики;
- учет данных о возможных полагающихся льготах;
- оценка перспектив профессионального роста;
- сохранность и упорядоченность личной документации;
- оперативный доступ ко всей совокупности кадровой информации.
На кого заводят личные дела
Однозначно можно ответить на этот вопрос только в отношении государственных служащих: на всех, поскольку того требует закон.
Поскольку для частных предпринимателей ведение личных дел не обязательно, они сами могут решать, на каких сотрудников вести эту документацию, а какие могут обойтись и без такого подробного кадрового учета. Часть руководителей, практикующих эту систему, предпочитает вести личный учет на весь персонал, чтобы систематизировать данные на каждого сотрудника. Но некоторые в целях экономии времени организовывают ведение личных дел только на некоторые категории сотрудников.
На сотрудников каких должностей обычно заводят личные дела:
- руководящее звено;
- заместители руководителей разных уровней;
- ключевые специалисты;
- сотрудники, несущие материальную ответственность;
- кадровый резерв и др.
К СВЕДЕНИЮ! На таких сотрудников целесообразно завести личное дело вне зависимости от формы и времени его трудоустройства – по совместительству или на основной работе он трудится, по срочному трудовому договору или на постоянной основе.
Реже обеспечиваются личными делами должности, для которых не предусмотрены образовательные, квалификационные или другие специальные требования, например, уборщица, вахтер, дворник и т.п.
Сроки оформления личного дела
Как правило, впервые личное дело заводится на сотрудника после подписания приказа о его трудоустройстве и его ознакомления с этим приказом.
Личное дело ведется, пополняется документацией, обновляется в течение всего времени работы сотрудника на данного работодателя. В отличие от личных дел на государственной службе, у частных предпринимателей не принято предавать личные дела при смене рабочего места. Актуальность личного дела длится до его передачи в архив вследствие увольнения сотрудника.
Особенности формирования личного дела
Корректное оформление личных дел существенно облегчает работу с кадровой документацией. Практика выработала ряд рекомендаций относительно эффективного формирования личных дел:
ПОМНИТЕ! Архивы принимают на хранение личные дела только в картонных папках. Скоросшиватели и файлы для этой цели неприемлемы, они могут быть только для внутреннего использования.
Какие документы включаются в состав личного дела
Состав личных дел, как и порядок формирования, для частного предпринимательства не закреплен на законодательном уровне, но он должен быть должным образом прописан в локальном акте фирмы.
Документы, которые обычно принадлежат к личному делу, условно можно разделить на несколько групп:
Прием от работника фото для хранения в личном деле не считается обработкой биометрических персональных данных. Ведь кадровик не будет по фото устанавливать личность человека, это просто элемент анкеты. Следовательно, получение фото для этих целей рассматривается как обработка (сбор) обычных персональных данных, как то: паспортные данные, адрес и прочее. Нужно ли получать согласие на обработку в этом случае?
Посмотреть ответ
Как правильно оформить личное дело
ВАЖНО! Рекомендации по ведению личных дел от КонсультантПлюс доступны по ссылке
Деловая документация должна вестись в соответствии с общепринятыми требованиями, пусть даже они не закреплены законодательно, это повышает эффективность ее использования. Эта ответственность внутренним нормативным актом возлагается на определенного сотрудника, чаще всего представителя кадровой службы предприятия.
Его обязанности составляют:
- первичное заведение личного дела;
- внесение в него новых записей и документов;
- изъятие документов временного хранения с истекшим сроком или уже недействительных;
- при необходимости заверение копий;
- внутренняя опись входящих в дело документов;
- плановая проверка состояния личных дел;
- ежегодное ознакомление сотрудника с личным делом под его роспись;
- хранение дел;
- помещение неактуальных дел в архив.
ВАЖНО! Сотрудник, ведущий личные дела, должен иметь разрешенный доступ к персональным данным работников.
Обложка личного дела
Личное дело представляет собой совокупность большого количества документов, что диктует обязательность какого-либо способа легкого поиска нужной информации. Принято систематизировать сведения из личного дела на титульном листе (обложке). Удобно пользоваться требованиями к оформлению обложки, которые остались неизменными с 17.07.1972 года (ГОСТ17914-72):
- сверху оставляется место для будущего архивного штампа;
- сверху по центру располагается полное и сокращенное наименование организации;
- ниже указывается структурное подразделение (нужно оставить несколько строк для отражения информации о возможной перемене отдела);
- номер дела (по номенклатуре, принятой в фирме);
- фамилия, имя и отчество сотрудника, на которого заводится дело;
- правый нижний угол несет информацию о сроках ведения дела: дате открытия, то есть дня приема на работу, и дате закрытия (приказа об увольнении);
- здесь же пишется количество листов в деле на момент описи;
- срок хранения дела.
Опись состава личного дела
Все документы, попадающие в ту папку, должны нумероваться и подшиваться, а также занимать свое место в перечне документов.
Опись документов личного дела может располагаться на внутренней стороне картонной обложки папки либо быть подшита последней.
Сверху листа, предназначенного для этой цели, пишется название («ОПИСЬ документов личного дела»), далее пишется ФИО сотрудника в именительном падеже. Опись удобно вести в виде следующей таблицы.
После таблицы словами и цифрами пишется количество документов и входящих в опись листов. В конце ставится дата проведения описи и подпись исполнителя с расшифровкой.
Ведение личных дел
Порядок ведения кадровой документации должен быть подробно изложен в соответствующем Положении, принятом на фирме. Он может предусматривать ряд учетных процедур:
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если исправляется ошибка, неточность или следствие перемены, это нужно делать по аналогии с трудовыми книжками: зачеркивать неверное одной чертой, сверху писать правильный вариант, а на полях ставить отметку о верности исправления и его дате.
По какой форме вести журнал учета личных дел работников?
Кому можно выдать личное дело
В отличие от трудовых книжек, личные дела при увольнении не возвращаются и вообще не выдаются на руки работникам. Сотрудники только могут пролистать его раз в год и поставить свою подпись о том, что все в нем отражено верно.
По специальному запросу личные дела могут получить только представители правоохранительных органов или органов государственного контроля.
Порядок
ведения личных дел получателей социальных услуг
1.1. Настоящий Порядок определяет систему
ведения личных дел получателей социальных услуг АНО ЦСОН «Добродея»
(далее – Порядок).
1.2. Основные понятия, используемые в
настоящем Порядке, применяются в том же значении, что и в Федеральном законе от
28 декабря 2013 года № 442-ФЗ «Об основах социального обслуживания граждан в
Российской Федерации».
1.3. Получателями социальных услуг
являются граждане, признанные нуждающимися в социальном обслуживании в полустационарной
форме социального обслуживания, на дому в соответствии с законодательством
Российской Федерации и законодательством Ханты-Мансийского автономного округа —
Югры (далее – Получатели).
1.4. Социальные услуги предоставляются
Получателям в соответствии с индивидуальными программами предоставления
социальных услуг (далее – ИППСУ), составляемыми в установленном порядке, и
условиями договоров о предоставлении социальных услуг, заключаемых между
Получателями или их родителями (законными представителями) и Поставщиком
социальных услуг на основании требований Федерального закона (далее – договор о
предоставлении социальных услуг).
2. Порядок ведения личных дел получателей
социальных услуг
2.1. На каждого
получателя социальных услуг формируется личное дело.
2.2. Порядок
формирования личного дела:
2.2.1. заявление
родителя/законного представителя о предоставлении социальных услуг
несовершеннолетнему;
2.2.2.
индивидуальную программу предоставления социальных услуг, выданную
уполномоченным органом (ИППСУ) (копия);
2.3.3. документ,
удостоверяющий личность родителя/законного представителя получателя социальных
услуг (копия);
2.3.4. документ,
удостоверяющий личность получателя социальный услуг (свидетельство о
рождении/паспорт) (копия);
2.3.5. страховое
свидетельство обязательного пенсионного страхования получателя социальных услуг
(копия);
2.3.6. приказ о
зачислении на социальное обслуживание в организацию;
2.3.7. договор о предоставлении социальных услуг;
2.3.8. индивидуальный
план работы с получателем социальных услуг;
2.3.9.
информированное согласие родителя/законного представителя несовершеннолетнего
на психологическое обследование;
2.3.10. иные
документы, необходимые для обеспечения прав и законных интересов получателей
социальных услуг (копии входящих документов, ходатайств, характеристик, иной
корреспонденции);
2.3.11. заключение
о результатах реализации индивидуальной программы предоставления социальных
услуг (ИППСУ) (копия);
2.3.12. акт о
предоставлении социальных услуг;
2.3.13. приказ о
снятии с социального обслуживания в организации.
3.1. Отчисление
получателя социальных услуг производится:
3.2.1. в случае
перевода получателя социальных услуг к иному поставщику социальных услуг (при
переезде на другое место жительство) или иное учреждение;
3.2.2. при
добровольном отказе получателя социальных услуг (родителя/законного
представителя) на основании личного заявления в письменной форме;
3.2.3. при
достижении возраста 18 лет.
- Правовые ресурсы
- Подборки материалов
- Личное дело получателя социальных услуг
Личное дело получателя социальных услуг
Подборка наиболее важных документов по запросу Личное дело получателя социальных услуг (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Определение Судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда РФ от 18.04.2016 N 6-КГ16-3Требование: О возложении обязанности по обеспечению путевкой на санаторно-курортное лечение.Обстоятельства: Истица ссылается на то, что она является инвалидом и имеет гарантированное законом право на предоставление ей путевки на санаторно-курортное лечение для профилактики имеющегося у нее заболевания.Решение: В удовлетворении требования отказано, поскольку путевки на санаторно-курортное лечение предоставляются гражданам в соответствии с установленной в регионе очередностью обеспечения граждан, нуждающихся в лечении, такими путевками.Таким образом, обстоятельства настоящего дела свидетельствуют о том, что право Орловой Т.И. на обеспечение путевкой на санаторно-курортное лечение нарушено не было. В целях соблюдения равных прав граждан — получателей социальных услуг заявления лиц, имеющих право на предоставление путевок для санаторно-курортного лечения, удовлетворяются региональным отделением Фонда социального страхования Российской Федерации с учетом даты их подачи, то есть исходя из последовательности, определяемой датой регистрации таких заявлений.
Статья: Документационное обеспечение услуг в сфере занятости населения(Ермолаева А.В., Агеева К.М.)(«Делопроизводство», 2014, N 3)На занятиях работник ЦЗН информирует безработных граждан о возможностях получения навыков самостоятельного поиска работы, составления резюме, проведения деловой беседы с работодателями; проводит тестирование (анкетирование) безработных в целях определения направлений социальной адаптации; информирует о положении на рынке труда и предлагает сформировать индивидуальные планы поиска работы. После окончания занятия инспектор находит соответствующие бланки учетной документации в электронном виде, вносит сведения о предоставлении услуги и приобщает распечатанную информацию к личному делу получателя государственных услуг. В случае предоставления услуги по психологической поддержке работник выдает гражданину рекомендации по предоставлению услуги. При реализации услуги по социальной адаптации работник ЦЗН на основании анализа тестирования формирует тематику и планы проведения следующих занятий. Директор центра занятости населения должен утвердить тематику и план проведения занятий. Копии этих документов размещаются на информационном стенде, а их подлинники приобщаются к документации учреждения в соответствии с номенклатурой дел. После этого работник ЦЗН информирует работников ЦЗН, осуществляющих функцию регистрации граждан, о графике проведения занятий и передает список безработных.